close button

Для того, щоб описати, оптимізувати та автоматизувати процеси і електронний документообіг в компанії, експерти «ІНТАЛЄВ» застосовують процесний підхід і технологію workflow. Це, а також значний досвід консультантів «ІНТАЛЄВ», дозволяє створити для клієнта ефективну систему управління електронним документообігом та процесами

Справи в порядку з системою електронного документообігу від «ІНТАЛЄВ»

«У результаті бізнес-процес став прозорий, а час на узгодження договору скоротився в 2 рази», коментує генеральний директор групи компаній «ДРУЖБА» Ігор Палочкін.

Дізнайтеся детальніше, як експерти «ІНТАЛЄВ» вирішують важливі завдання з управління процесами і впровадження електронного документообігу (enterprise content management & business process & workflow management). Автоматизація системи електронного документообігу реалізується на базі флагманського продукту «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент»

Зовнішній вигляд журналу завданьЗовнішній вигляд журналу завдань
Завдання процесу по реєстрації вхідної / вихідної документаціїЗавдання процесу по реєстрації вхідної / вихідної документації
Звіт з вхідної кореспонденціїЗвіт з вхідної кореспонденції
Електронний архів документів. Картка документуЕлектронний архів документів. Картка документу
Електронний архів документів. Звіт по картці документаЕлектронний архів документів. Звіт по картці документа

Система електронного документообігу

Щоб мати повний порядок з документами, мінімізувати ризики втрати документів при роботі і перевірках, і скоротити трудовитрати, компанії впроваджують систему електронного документообігу. Описані бізнес-процеси автоматизуються, налаштовується електронний архів для зберігання текстових версій і скан-копій документів в зручному вигляді в рамках бізнес-процесів.

В електронному архіві документи не втратяться, а при розмежуванні доступу не потраплять до небажаних читачів. Зазвичай автоматизація починаються з обробки вхідних та вихідних листів, протоколів та службових записок. Наступним етапом часто буває автоматизація претензійної роботи: претензії, позови, рекламації та заявки. Формується звітність по роботі з документами, процеси виконання документів та доручень.

Життєвий цикл роботи з документами

Електронний архів, крім централізованого зберігання документів, також забезпечує повний цикл роботи з документами. Важливо, що налаштувати виконання бізнес-процесів можна в тих самих документах на підставі введених формалізованих даних. Наприклад, після укладення договору автоматично запускається бізнес-процес контролю його виконання за даними його умов та специфікації. А при реєстрації вхідного листа відповідальним особам автоматично ставиться доручення щодо його виконання, з механізмами контролю і ескалацією відповідальних в разі невиконання. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє налаштувати будь-який необхідний порядок обробки документів, та головне - потрібний порядок виконання робіт в організації.

Процесний підхід до електронного документообігу

Перевагою автоматизації електронного документообігу в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» є підхід від процесу, а не від документу. Звичайно, і документ в системі може знаходитися в центрі управління. Але документи виникають не самі по собі, а як факт фіксації чи результат настання тієї чи іншої події бізнес-процесу. Тому правильно буде налаштувати управління процесами в компанії, пов'язавши їх з документообігом. В системі «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» автоматизується рух доручень та інформації в компанії. Опис того, хто, коли і що повинен зробити, кому передати дає програмі всю необхідну інформацію, щоб вона самостійно почала за цією логікою ставити завдання і контролювати їх виконання. Також може бути налаштований контроль будь-яких важливих дій, причому необов'язково, щоб він супроводжувався формуванням звичайних документів.

Єдиний електронний архів для територіально розподілених компаній

У «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» можна створити як єдине сховище документів, так і у вигляді розподіленого архіву, якщо компанія має філіальну мережу. А завдяки WEB-інтерфейсу внесення даних можливе будь-де: наприклад, співробітники можуть читати й редагувати документи, перебуваючи у відрядженнях, дома або в інших місцях.

Електронний цифровий підпис

Підтримка електронного цифрового підпису реалізується завдяки інтеграції з зовнішніми засобами криптографічного захисту інформації (ЗКЗІ) та дозволяє організувати надійний і такий, що має юридичну силу, електронний документообіг.

«ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє автоматизувати весь цикл управління електронним документообігом в компанії і всі основні бізнес-процеси планування, обліку, контролю та аналізу.

Картка документу в електронному архівіКартка документу в електронному архіві
Звіт про виконання договору з постачальникомЗвіт про виконання договору з постачальником
Ход выполнения процесса заключения договора с поставщикомХід виконання процесу укладання договору з постачальником

Інтеграція електронного документообігу з фінансами

Рух грошових коштів відбувається не сам по собі, а в результаті укладення угод.

Укладені договори впливають на бюджети

У «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» є модуль електронного документообігу, в якому можна зберігати архів всієї договірної роботи. І це будуть не просто версії файлів і відскановані копії. Для кожного договору можна вказати фінансову аналітику - приналежність до ЦФЗ, ліміт витрат на період, графік погашення та ін. Таким чином, укладання договору автоматично запускатиме формування проводки в бюджетах організації. Наприклад, укладення договору оренди автоматично спланує витрати на оренду. Це може бути назване «фінансовим документообігом».

Господарський і фінансовий контроль в розрізі договорів

З іншого боку, після того, як договір укладено і поміщено в електронний архів, він сам може стати управлінською аналітикою. У розрізі договорів можна контролювати виплати контрагентам, моніторити стан заборгованості, управляти нарахуваннями. З управлінської звітності можна виділити не тільки реквізити договору, але і отримати копію договору. Для великих компаній це має особливе значення: наприклад, із заявки або бюджету контролер, знаходячись далеко від первинної операції, бачить не безлику суму, а розміщений в електронному архіві договір або акт виконаних робіт.

«ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» поєднує в собі функціональні можливості систем для управління електронним документообігом (Enterprise Content Management) з системами управлінського обліку та бюджетування (Business Performance Management).

Дивіться також:

Підпишіться та отримайте
свіжі новини і заходи.