close button

Як розробити таку систему, яка дозволить менеджменту синхронізувати дані про всі складові управління проектом? Як перебіг проекту зробити рівним і поступальним? Як не допустити перевитрати ресурсів? Як вчасно виконувати всі роботи? Як своєчасно отримувати інформацію про відхилення? Як завчасно реагувати на ці відхилення? Як автоматизувати проектне управління? Поступово вітчизняні компанії підходять до впровадження стандартів типу PMBOK для підвищення якості проектної діяльності.

Експерти «ІНТАЛЄВ» створюють корпоративну систему управління з кількох блоків, склад яких залежить від доцільності і специфіки проектної діяльності в конкретній організації:

Говорить начальник управління ІТ ТОВ «СМХ» (будівництво бурових установок), Качало В.А.: «Особливості нашої діяльності такі, що планування та облік ми здійснюємо в розрізі об'єктів виконаних робіт. До моменту впровадження «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» ми не могли оперативно отримувати планові і фактичні дані по виручці, а головне за собівартістю виконуваних робіт, що істотно послаблювало контроль витрат і часто призводило до зростання цін на виконувані роботи. На щастя, ця проблема для нас вирішена. Ми отримали ефективний інструмент для управління рентабельністю, як Компаній-дочок, так і Холдингу в цілому»

Подивіться, як експерти «ІНТАЛЄВ» вирішують важливі завдання з управління проектами (project management). Для автоматизації застосовується флагманський продукт «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент».
Планування обсягів робітПланування обсягів робіт
Планування собівартості проекту в розрізі завданьПланування собівартості проекту в розрізі завдань
Формування календарного плану робітФормування календарного плану робіт
Хід виконання процесу планування проектної діяльностіХід виконання процесу планування проектної діяльності

Складання та коригування планів

Щоб виконувати проекти вчасно, необхідно управляти строками проектів по циклу: планування → оперативний контроль → коригування строків. У компанії повинні бути формалізовані процеси планування, контролю і коректування планів. Важливо, щоб наявні в системі терміни були не відірвані від реальності (вводилися туди із запізненням, без зв'язку з первинними документами), а спиралися на конкретні господарські операції.

Управління строками

Перед тим, як організація підпишеться виконувати той чи інший проект (замовлення), необхідно ретельно проаналізувати всі прямі витрати на нього. Зручно сформувати шаблони типових проектів (замовлень) із сформованими актуальними нормативами витрат на них. Так, важко зробити шаблони на унікальні проекти; але ж кожен унікальний проект найчастіше складається з декількох типових етапів, типового обладнання, типових робіт по його проектуванню і монтажу й т.д. Тому якщо комерційна або кошторисна служба будуть набирати проекти з таких «цеглинок», то їх робота значно спроститься, а точність кошторисів - підвищиться. Надалі може відбуватися деталізація планів і кошторисів проекту. У «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» можна вести нормативи операцій для етапів, робіт, устаткування та інших ресурсів, можна вести типові шаблони проектів І так разів наявність нормативної кошторису дозволить зрозуміти обгрунтованість конкретної індивідуальної кошторису, тому як інший бази для порівняння часто просто немає.

У «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» можна вести календарі завантаження: персоналу, техніки, обладнання, і відслідковувати їхнє завантаження.

Ресурсне планування

Планування в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» може проводитися у фінансовому вираженні, а також у натуральному.

Можна здійснювати ресурсне планування. Тоді в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» вводиться календарний план проекту (етап / завдання, дата початку, зв'язок з попередниками, фізичний обсяг робіт, його розподіл по періодах та графік пред'явлення доходів). Як і в інших інформаційних системах управління проектами, формується повноцінний календарний план проекту.

«ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє інтегрувати в собі дані з оперативного і бухгалтерського обліку (наприклад, з накладних, актів КС-2, КС​​-3), а там, де це необхідно, доповнювати їх в управлінському контурі управлінськими даними. Ці дані також можуть використовуватися для складання або уточнення планів.

Процеси управління складанням і коригуванням термінів

За рахунок реалізації в тому ж продукті потужної системи електронного документообігу і бізнес-процесів він стає не тільки формою внесення і базою для збереження даних. Співробітники виконують завдання, які приходять їм у рамках автоматизованих бізнес-процесів. Завдяки цьому підвищується виконавська дисципліна та прозорість по всій вертикалі управління проектами. Видно не тільки підсумкові відхилення, а кожні дії, що викликали в підсумку їх. Це також дозволяє істотно підвищити рівень управління ризиками проектів: вирішувати аврали, які ще не настали, а отримувати попереджувальні сигнали.

Керівник завжди може отримати актуальну інформацію про статус проекту, і при бажанні деталізувати його аж до первинних документів.

Оперативний звіт по структурі видатків проектівОперативний звіт по структурі видатків проектів
Звіт про рух грошових коштівЗвіт про рух грошових коштів
Планування розцінок і нормативівПланування розцінок і нормативів
Ресурсне плануванняРесурсне планування

Інтеграція ресурсного і фінансового планування

Які недоліки у традиційно роздільного управління фінансами і проектами?

У сучасній практиці управління бізнесом існують дві важливі, але при цьому абсолютно розрізнені дисципліни: управління фінансами та управління проектами. Переважна більшість керівників і спеціалістів підприємств не використовують можливості інтеграції даних дисциплін.

В результаті цього керівництво багатьох компаній зустрічається з низкою серйозних проблем, серед яких:

  • жодним чином не узгоджені методики управління фінансами компанії та project-менеджменту;
  • використання різних програмних продуктів для бізнес-планування, управління роботами, термінами і ресурсами проекту та фінансового управління - виникає втрата даних і їх аналітичності, при збільшенні трудомісткості і термінів обробки інформації;
  • фахівці фінансових служб не розуміють мову співробітників, зайнятих у проектах, і навпаки;
  • вище керівництво компанії не може домогтися від менеджерів проектів реальної відповідальності за показники окупності та ефективності проектів.

Планування робіт і грошових коштів в єдиній системі

«ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє створити єдину систему управління проектами та систему управління фінансами. Зазвичай проект починається з фінансового моделювання основних параметрів. Прямо з самого початку цю діяльність можна автоматизувати в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент».

У разі прийняття рішення про старт проекту, складається календарний графік робіт. Для робіт вказуються ресурси, їх вартість і необхідну кількість.

Корисно, що список необхідних ресурсів (матеріалів, машин і устаткування, трудових ресурсів та ін) для кожного проекту складається не просто загальним списком як у кошторисі, а в прив'язці до кожного завдання проекту. Зміна планових термінів завдань відразу відображається на графіку потреби в ресурсах. Це називається об'ємно-календарне планування. Сам список ресурсів і їх розцінки також зручно робити єдиним класифікатором для всієї компанії.

Вартість ресурсів по проекту автоматично потрапляє в систему бюджетування компанії, складаючи бюджет прямих (виробничих) витрат. Для кожного ресурсу можуть зазначатися нормативні або планові розцінки. Також може формуватися графік визнання доходів за проектом.

Як результат, економісти автоматично отримують план доходів і витрат за проектом, а фінансисти - потребу в грошових коштах.

Будь-які зрушення «внизу», на рівні натурального планування, відразу відбиваються на змінах в бюджетах проекту і в цілому компанії. Коли за проектом починаються зрушення термінів, то зміна старту задач автоматично відіб'ється на фінансових бюджетах компанії. З іншого боку, можна оптимізувати завдання виконання проекту, маючи фіксований фінансовий план.

Інформація за планами зазвичай вводиться безпосередньо в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент», а також може завантажуватися з кошторисних і інших програм. У разі коригування планів бюджети оновлюються автоматично.

У будь-який момент можна отримати звітність по базовому або поточному плану проекту, обсяг освоєних коштів та виконаних робіт.

Автоматична перевірка на ліміти при подачі заявки на виплату грошових коштівАвтоматична перевірка на ліміти при подачі заявки на виплату грошових коштів
Бюджет руху грошових коштівБюджет руху грошових коштів
Динаміка витрат по проектуДинаміка витрат по проекту

Попроектний облік і контроль

Необхідно забезпечити повний облік і простежуваність всіх проектних витрат, незалежно від способу їх нарахування: робочий час, накладні витрати, собівартість матеріалів, включаючи фіксовані та нараховані витрати, та інші витрати. Потрібно врахувати всі прогнозовані та очікувані витрати. Для цього можуть вимагатися багаторазові перегляди раніше затверджених планів.

Вся аналітика витрат повинна мати зв'язок з проектами, фазами та етапами робіт, аж до декомпозиції на окремі операції (WBS).

Автоматизація первинного обліку на місцях, в т.ч. віддалених майданчиках

Важливо організувати й автоматизувати первинний облік прямо на місцях, де виникає інформація. Для великих проектно-орієнтованих компаній актуальною тенденцією є залучення в єдину систему власних підрядних організацій, незалежно від того, де фізично вони знаходяться. Також корисним є перенесення точок вводу інформації на місця виникнення витрат: залучення в систему будівельних майданчиків, складів та інших місць - де власне і відбувається споживання ресурсів і де потрібно здійснювати контроль. Оперативний контроль над потоками ресурсів зводить можливість зловживань та надлишкового споживання матеріалів і трудовитрат до мінімуму.

Фактичні дані, типу накладних, актів КС-2, КС​​-3 і т.д. можуть завантажуватися з первинних систем обліку (допустимо, з систем бухгалтерського обліку або файлів MS Excel для віддалених філій), або вводитися безпосередньо. Наприклад, облік робочого часу звичайно автоматизується безпосередньо в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент».

Автоматизація проектної бухгалтерії

Створення проектної бухгалтерії може зажадати багатьох зусиль, і викликати відторгнення персоналу, якщо власне облікові операції будуть займати багато часу і виконувати незручним чином. Для цього в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» можна по можливості автоматизувати нагадування і саме введення даних. А завдяки WEB-інтерфейсу введення можливе з будь-якого місця: наприклад, виконроби можуть вносити дані з будівельних майданчиків, а творчі працівники - з будинку або іншого місця.

Не завжди вся необхідна аналітика є в бухгалтерському обліку. У такому випадку гнучкі механізми розширення аналітичних ознак і трансляцій даних в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяють з мінімально можливими додатковими витратами на облік додати потрібну управлінську аналітику. Окремим завданням є подальша звірка управлінських і бухгалтерських даних, особливо якщо в бухгалтерії вони ще довго змінюються після завершення звітного періоду.

Лімітування видатків

Для сучасних компаній актуальною тенденцією є залучення в єдину систему власних віддалених цехів, ферм і підприємств, незалежно від того, де фізично вони знаходяться. Також корисним є включення в систему працівників з місць виникнення інформації і витрат, прямо з робочих місць в цехах і на майданчиках, де власне і відбувається споживання ресурсів і де потрібно здійснювати контроль. Оперативний контроль над потоками ресурсів зводить можливість зловживань і надмірного споживання кормів, ветпрепаратів і трудовитрат до мінімуму. Але можна налагодити не просто контроль, а заборонно-дозвільну систему, коли видача та списання ресурсів (наприклад, корми), здійснюються за нормативами або планам і не більше. У цьому випадку можливість нецільового використання практично виключається. Її можна налагодити, тільки маючи наскрізний процесний підхід: нормування → планування → лімітування → видача та списання ресурсів. На кожному етапі можна автоматизувати дії співробітників за допомогою «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент».

Інтеграція з традиційним бухгалтерським обліком

Фактичні дані для контролю рентабельності можуть надходити в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» з оперативного і бухгалтерського обліку (наприклад, з накладних, актів КС-2, КС​​-3), а там, де це необхідно, їх можна доповнювати в управлінському контурі управлінськими даними . Наприклад, внутрішній відділ технагляду може випускати внутрішні акти, що фіксують обсяг виконаних і прийнятих робіт, у фізичному обсязі. Таким чином, дані між бухгалтерським обліком і управлінським можуть розрізнятися, особливо в частині обсягів (сум) і строків визнання доходів і витрат. Також в групах можуть існувати внутрішні акти про виконання обсягів між структурними підрозділами або юрособами, і особливі внутрішні (трансфертні) ціни.

Гнучкі розрахунки собівартості і рентабельності проектів

Наступним етапом розрахунку собівартості проекту може бути гнучке багатоступінчасте віднесення накладних витрат (алокація), а також перерозподіл видатків з проектів одного виду (внутрішніх) на інші (зовнішні, оплачувані замовниками). Важливо, що в результаті всіх цих перетворень не втрачається зв'язок із звітності до первинного документа. Самі управлінські дані і методи розрахунку управлінської собівартості можуть відрізнятися від бухгалтерських, або збігатися (повністю або частково).

У підсумку в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» формується оперативна та достовірна інформація по всіх витратах, собівартості кожного проекту і всієї проектної діяльності.

Динаміка витрат по проектуДинаміка витрат по проекту
БюджетБюджет витрат в розрізі проектів та завдань
Звіт про рух грошових коштів по інвестиційним проектамЗвіт про рух грошових коштів по інвестиційним проектам
Проформа з автоматичного розрахунку NPV і IRRПроформа з автоматичного розрахунку NPV і IRR
Порівняння NPV при різних ставках дисконтуванняПорівняння NPV при різних ставках дисконтування

Управління вартістю проектів і портфеля проектів

Для проектних організацій важливо контролювати вартість портфеля. І не стільки за оціночними даними зовнішніх компаній, а виходячи з внутрішнього бачення майбутніх фінансових потоків, наприклад, на базі free cash flow.

Планування вартості проекту і портфеля проектів

Досить нескладно оцінити фінансову модель проекту через показники NPV - Net Present Value (чиста дисконтована вартість), IRR - Internal Rate of Return (внутрішня ставка прибутковості) і період окупності (PP - Payback Period), валовий дохід (gross revenue) від проекту та інші показники. Всі ці параметри використовуються для оцінки інвестиційної привабливості проектів. Це можна реалізувати в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент». Важче буває оцінити весь портфель проектів, і змоделювати його змінув часі.

Гнучкий аналіз вартості «що-якщо»

Портфель проектів зазвичай повинен принести запланований обсяг чистого грошового потоку, до такого-періоду. Управління його вартістю в регулярному режимі показує наскільки компанія йде в рамках заданих фінансових параметрів, або термін отримання поставленої суми прибутку віддаляється. А може, стає недосяжним. Можна провести коригування планів: змоделювати, як зміниться майбутній грошовий потік у випадку додаткових інвестицій. Потрібно оцінити ефективність додаткових інвестицій в той чи інший проект, і можливість їх здійснення з урахуванням загального фінансового стану компанії. Крім фінансового моделювання важливо мати зв'язок з системою ресурсного планування, яка також реалізується в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент», щоб розуміти реальні строки освоєння інвестицій та віддачі від них.

Інтеграція проектних даних в єдиній системі управлінського обліку

«ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє будувати фінансові прогнози і моделі, інтегруючи детальні проектні плани з менш докладними фінансовими планами і ще менш детальними фінансовими прогнозами. Фактично в компанії виникає кілька бюджетів: на кілька років вперед укрупнений, і більш детальний зазвичай на рік.

Звітність для керівництва може бути налаштована в декількох видах: як контрольні показники (KPI, КПЕ), ​​так і у вигляді більш детальних табличних форм.

Підпишіться та отримайте
свіжі новини і заходи.