close button

Експерти «ІНТАЛЄВ» застосовують процесний підхід і технологію workflow щоб описати, оптимізувати і потім автоматизувати процеси і документообіг. Вони поділяться досвідом та створять для замовника ефективну систему управління процесами і документами. 

Справи в порядку!

«У результаті бізнес-процес став прозорий, а час на узгодження договору скоротилося в 2 рази», коментує генеральний директор групи компаній «ДРУЖБА» Ігор Палочкін.

Подивіться, як експерти «ІНТАЛЄВ» вирішують важливі завдання з управління документообігом і процесами (enterprise content management & business process & workflow management). Для автоматизації застосовується флагманський продукт «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент».
Зовнішній вигляд журналу завданьЗовнішній вигляд журналу завдань
Завдання процесу по реєстрації вхідної / вихідної документаціїЗавдання процесу по реєстрації вхідної / вихідної документації
Звіт з вхідної кореспонденціїЗвіт з вхідної кореспонденції
Електронний архів документів. Картка документуЕлектронний архів документів. Картка документу
Електронний архів документів. Звіт по картці документаЕлектронний архів документів. Звіт по картці документа

Електронний документообіг

Щоб мати повний порядок з документами, мінімізувати ризики втрати документів при роботі і перевірках, і скоротити трудовитрати, всі організації впроваджують електронний документообіг. Відбувається автоматизація виконання описаних бізнес-процесів. Настроюється електронний архів для зберігання в зручному вигляді текстових версій і скан-копій документів в рамках бізнес-процесів.

В електронному архіві документ не втрачені, і при розмежуванні доступу не потрапить до небажаних читачам. Зазвичай починають з автоматизації роботи з вхідними та вихідними листами, протоколами та службовими записками. Наступним етапом часто буває автоматизація претензійної роботи: претензії, позови, рекламації та заявки. Формується звітність по роботі з документами, виконання документів та доручень.

Життєвий цикл роботи з документами

Крім централізованого зберігання документів забезпечується весь цикл роботи з документами. Важливо, що на підставі введених формалізованих даних в тих же документах можна налаштувати виконання бізнес-процесів. Наприклад, бізнес-процес контролю виконання договору на підставі його умов та специфікації стартує автоматично після укладення договору. А в разі реєстрації вхідного листа йде доручення щодо його виконання відповідальним особам, з контролем і ескалацією відповідальних в разі невиконання. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє налаштувати потрібний вам порядок обробки документів, а головне - потрібний порядок виконання робіт в організації.

Процесний підхід до документообігу

Перевагою реалізації документообігу в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» є підхід не від документу, а від процесу. Звичайно, і документ може бути поміщений в центр управління в системі. Але документи виникають не самі по собі, а як факт фіксації настання тієї чи іншої події всередині бізнес-процесу. Тому правильно налагодити управління процесами в компанії, зв'язавши їх з документообігом. У «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» можна автоматизувати рух доручень та інформації в компанії. Після опису хто, коли і що повинен зробити і кому передати - програма сама починає по цій логіці ставити завдання і контролювати виконання. У такому випадку може бути налагоджений контроль будь-яких важливих дій, причому необов'язково супроводжуваних формуванням звичних документів.

Електронний архів для територіально розподілених компаній

У «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» підтримується створення єдиного сховища документів, або у вигляді розподіленого архіву для компаній з філіальною мережею. А завдяки WEB-інтерфейсу введення можливий з будь-якого місця: наприклад, співробітники можуть читати й редагувати документи, перебуваючи у відрядженнях, а творчі працівники - з будинку або іншого місця.

Електронний цифровий підпис

Підтримка електронного цифрового підпису (реалізується завдяки інтеграції з зовнішніми засобами криптографічного захисту інформації, ЗКЗІ) дозволяє організувати надійний і юридично значущий документообіг.

«ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє автоматизувати повний цикл управління документами в організації, і всі основні бізнес-процеси планування, обліку, контролю та аналізу.

Картка документу в електронному архівіКартка документу в електронному архіві
Звіт про виконання договору з постачальникомЗвіт про виконання договору з постачальником
Ход выполнения процесса заключения договора с поставщикомХід виконання процесу укладання договору з постачальником

Інтеграція документообігу з фінансами

Рух грошових коштів відбувається не саме по собі, а в результаті укладення якихось угод, параметри яких фіксуються в договорах.

Укладені договори впливають на бюджети

У «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» є модуль електронного документообігу, що дозволяє організаціям зберігати весь архів договірної роботи. І це будуть не просто версії файлів і відскановані копії. Для кожного договору можна вказати фінансову аналітику - приналежність до ЦФЗ, ліміт витрати на період, графік погашення та ін У цьому випадку укладання договору автоматично буде формувати проводки в бюджетах організації. Наприклад, укладення договору оренди дозволить автоматично спланувати витрати на оренду. Можна назвати це «фінансовим документообігом».

Господарський і фінансовий контроль в розрізі договорів

З іншого боку, після того як договір укладено і поміщений в електронний архів, він сам може бути важливою управлінської аналітикою. У розрізі договорів можна контролювати виплати контрагентам, контролювати заборгованість, управляти нарахуваннями. З управлінської звітності можна отримати не тільки № і реквізити договору, але і відкрити саму копію договору. Це особливо зручно для великих компаній, коли із заявки або бюджету контролер, що знаходиться далеко від первинної операції, може побачити не просто безлику суму, а відразу відкрити розміщений в електронному архіві договір або акт виконаних робіт.

«ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» поєднує в собі функціональні можливості систем для управління документами (Enterprise Content Management) з системами управлінського обліку та бюджетування (Business Performance Management).

Отчет по исполнительской дисциплине в разрезе сотрудников и поставленныз задачЗвіт по виконавській дисципліні в розрізі співробітників і поставлених завдань
Хід виконання процесу виконання дорученьХід виконання процесу виконання доручень
Хід виконання процесу за запитом документів з архівуХід виконання процесу за запитом документів з архіву
Хід виконання процесу по інвентаризації документівХід виконання процесу по інвентаризації документів
Хід виконання процесу за погодженням заявки на придбання квитківХід виконання процесу за погодженням заявки на придбання квитків

Стандартизація та оптимізація процесів

Автоматизація рутинних процедур

Скоротити терміни виконання завдань можна, переклавши рутинні операції з людини на комп'ютер. З іншого боку, провівши аналіз бізнес-процесів, можна побачити, як багато завдань в процесі виконується послідовно. І якщо поставити їх паралельно, то буде досягнуто велике прискорення.

Мінімізація людського фактора

Іншою проблемою є людський фактор. Людський фактор - це невпевненість керівника, що задача буде виконана в строк і з належною якістю. Як виключити його? Комп'ютер хороший тим, що чітко і надійно виконує задану йому програму. Тому треба по можливості перекласти виконання рутинних операцій з людини на машину. Сьогодні дуже багато завдань, які виконують співробітники, що працюють в офісах, можуть виконуватися автоматичними системами, які наділені високим інтелектом.

За допомогою «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» організації самі можуть налаштувати потрібну логіку виконання процесів в компанії і запускати їх. У підсумку програма сама може за людину виконувати потрібні дії, вважати й обробляти дані, передавати їх наступному виконавцю. Людині залишається більш творча робота, яку не можна покласти на сучасні комп'ютери.

Стандартизація бізнес-процесів

Як забезпечити високу ефективність роботи компанії незалежно від територіального розташування, корпоративної культури та інших факторів? Поставлене завдання покликані вирішити регламенти та положення, що закріплюють стандарти роботи фірми або холдингу.

На основі цих документів у системі «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» автоматизуються процеси роботи фірми. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» підтримує будь-який рівень деталізації бізнес-процесів: від роботи холдингу в цілому до дії конкретного співробітника. Для кожного з бізнес-процесів встановлюються критерії ефективності. Працюючи в автоматизованих бізнес-процесах, співробітники виконують загальнокорпоративні стандарти на 100%, так як працювати інакше вони просто не зможуть.

Зручно, що ці процеси живуть не окремим життям, а інтегровані в облікову та фінансову системи, пропонуючи єдину середу автоматизації.

Оптимізація: виключити, спростити, змінити порядок (поміняти місцями, об'єднати, распараллеліть), автоматизувати

Щоб оптимізувати бізнес-процес, потрібно зрозуміти, як він виконується зараз і що в ньому потрібно змінити. За допомогою «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» описується правильна логіка виконання процесу. Автоматизуючи процеси, логічно відразу виключити дублювання функцій, спростити виконання складних операцій, і автоматизувати рутинні дії.

Наприклад, значну оптимізацію процесів дає розпаралелювання виконання завдань замість колишнього порядку, коли завдання виконувалися переважно послідовно. Це дозволяє скоротити терміни розгляду та погодження документів: договорів, заявок і пр.

Зручно відразу з програми отримати список посадових інструкцій. Це буде не абстрактний перелік побажань на папері, а список конкретних дій в системі, які повинен виконувати той чи інший співробітник.

Оптимізація бізнес-процесів на ділі

У сучасному конкурентному світі, в умовах миттєвого інформаційного обміну та глобалізації ринків гнучкість є основним чинником, що визначає успіх компанії. Маючи замість паперових корпоративних стандартів автоматизовані бізнес-процеси в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент», компанія зможе змінюватися на порядок швидше. Досить внести зміни в налаштування системи і вже на наступний день всі дочірні компанії почнуть працювати за новим стандартом!

Крім цього «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» містить в собі внутрішні механізми оптимізації процесів. Статистика виконання бізнес-процесів накопичується в базі даних в різних розрізах. Зручні засоби аналізу дозволяє оцінити ефективність окремих дій, співробітників, підрозділів або цілих процесів за часовими, якісним, кількісним та вартісним показникам. Статистичні звіти дають можливість виявити «вузькі місця» того чи іншого процесу, і можуть бути підставою для проведення оптимізації.

Автоматизація контролю

Найчастіше оптимізація процесу полягає в тому, щоб підвищити якість вихідного з процесу продукту. Наприклад, по концепції «6 сигм» дається певна статистична похибка на отримання неякісного результату. Для багатьох офісних завдань завжди виникає питання - як перевірити, що функція виконана і результат отримано? Для ключових функцій вказується подальша завдання, що виконується іншим виконавцем (контролером), який може перевіряти виконання попередньої задачі і відзначати результат перевірки. Таких точок контролю в кожному процесі можна встановити скільки завгодно, виходячи з бізнес-задач. Ряд контрольних завдань можна повністю автоматизувати, щоб система сама перевіряла коректність і актуальність введених даних.

Автоматизація для системи менеджменту якості

Якщо в компанії використовується система менеджменту якості ISO 9000, то для неї можна не просто підготувати всі описи і процеси, але й зібрати статистику реального виконання процесів для завдань внутрішнього або зовнішнього аудиту системи менеджменту якості (СМЯ).

Мінімізація залежності від окремих особистостей

Опис і автоматизація бізнес-процесів суттєво допомагають вирішити питання наступності знань і відсутність залежності від окремих співробітників. Важливо, що за допомогою «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» можна не просто навчити новий персонал, але й зробити саму систему незамінним і дуже корисним «співробітником», який автоматизує багато завдань управління.

Зручно, що система управління зверненнями є частиною загальної системи виконання завдань і процесів в компанії, і тісно інтегрована з модулями фінансів, CRM і іншими, реалізованими в тій же системі «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент».

Підпишіться та отримайте
свіжі новини і заходи.