close button

Автоматизація бізнес-процесів і рутинних процедур

Якщо перекласти рутинні процеси та операції з співробітника на систему, можна істотно стиснути термін виконання тих чи інших завдань. При аналізі бізнес-процесів компанії, можна помітити, що більша частина завдань у процесах виконується послідовно. Якщо змінити логіку виконання процесів і запараллелить деякі завдання, то скорочення термінів ще істотніше. Також цьому сприяє автоматизація бізнес-процесів.

Автоматизація бізнес-процесів для мінімізації людського чинника

Одне із завдань керівника, це управління в процесах так званим людським фактором. Людський фактор - це сумнів керівника, що завдання виконуються в строк і з необхідною якістю. Чи можна виключити цей вплив? Автоматизація бізнес-процесів і перекладання більшості функцій на комп'ютер, забезпечує чітке і надійне виконання заданих програм. Тому, ті рутинні функції, які можливо автоматизувати, варто перекласти на машину. У сучасних офісах, таких функцій багато. У «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» компанія самостійно налаштовує необхідну логіку виконання процесів і запускає їх. Система автоматично, замість співробітника, виконує потрібні дії: вважає і обробляє дані, передає їх наступному виконавцю. Для співробітника ж залишиться творча робота, яка не може бути перекладена на автоматизовану систему.

Стандартизація бізнес-процесів

Для забезпечення високої ефективності роботи компанії, яка не залежатиме від територіального розташування, корпоративної культури та інших факторів необхідно стандартизувати процеси роботи компанії або холдингу, закріпити їх в регламентах і положеннях.

Ці документи є підставою для створення системи автоматизації бізнес-процесів у «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент». «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» дозволяє підтримувати будь-який рівень деталізації бізнес-процесів: починаючи з процесів холдингу в цілому аж до дій конкретних співробітників. Для кожного бізнес-процесу визначаються критерії ефективності. Працюючи з автоматизованими бізнес-процесами, персонал виконує загальнофірмові стандарти на 100%, так як працювати по іншому вони просто не можуть. Важливо, що ці процеси живуть не окремим життям, а інтегруються з облікової та фінансовою системою, створюючи єдину середу автоматизації.

Оптимізація: виключити, спростити, об'єднати, автоматизувати

Для оптимізації бізнес-процесів, важливо зрозуміти, як вони виконуються зараз і що в них потрібно змінити. У «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» описується правильна логіка виконання процесу. Автоматизація бізнес-процесів, дозволяє критично подивитися на процес і відразу виключити дублювання функцій, спростити виконання складних операцій і автоматизувати рутинні дії.

Наприклад, значна оптимізація бізнес-процесів досягається при розпаралелюванні виконання завдань замість колишнього порядку, коли завдання виконувалися переважно послідовно. У результаті скорочуються терміни розгляду та погодження документів: договорів, заявок і пр.

Тут же в системі можна отримувати список посадових інструкцій, при цьому це буде не абстрактний перелік побажань на папері, а список конкретних дій у системі, які необхідно здійснювати тому чи іншому співробітнику.

Оптимізація бізнес-процесів в дії

Сучасна конкурентна середа, можливості віртуального простору для миттєвого інформаційного обміну та глобалізації ринків вимагають від компаній виявляти особливу гнучкість, яка в кінцевому підсумку забезпечує успіх бізнесу. Коли компанія автоматизує основні бізнес-процеси, замінює паперові корпоративні стандарти, це дозволяє їй мінятися в рази швидше Досить просто внести зміни в налаштування системи, і вже всі дочірні компанії починають працювати за новими стандартами!

Також, «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» містить в собі внутрішні механізми оптимізації процесів. Статистика виконання бізнес-процесів накопичується в базі даних у різних розрізах. Зручні засоби аналізу дозволяють оцінити ефективність окремих дій, співробітників, підрозділів або цілих процесів за часовими, якісним, кількісним та вартісним показникам. Статистичні звіти дають можливість виявити вузькі місця того чи іншого процесу і можуть бути підставою для проведення оптимізації.

Автоматизація контролю

Найчастіше оптимізація процесу полягає в тому, щоб підвищити якість вихідного з процесу продукту. Наприклад, за концепцією «6 сигм» дається певна статистична похибка на отримання неякісного результату. Для багатьох офісних завдань завжди виникає питання: як перевірити, що функція виконана і результат отримано? Для ключових функцій вказується подальша завдання, що виконується іншим виконавцем (контролером), який може перевіряти виконання попередньої задачі і відзначати результат перевірки. Таких точок контролю в кожному процесі можна встановити скільки завгодно, виходячи з бізнес-завдань. Ряд контрольних завдань можна повністю автоматизувати, щоб система сама перевіряла коректність та актуальність введених даних.

Автоматизація бізнес-процесів для системи менеджменту якості

Для компаній, що використовують систему менеджменту якості ISO 9000, є можливість не тільки підготувати необхідні описи і процеси, але й зібрати статистику реального виконання процесів для завдань внутрішнього або зовнішнього аудиту системи менеджменту якості (СМЯ).

Автоматизація бізнес-процесів для мінімізація залежності від конкретних особистостей

Опис і автоматизація бізнес-процесів допомагають вирішувати питання передачі знань і відсутності залежності від окремих співробітників. Зручно, що за допомогою «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» можна не тільки навчати нових співробітників, але і зробити саму систему незамінним і дуже корисним «співробітником», який вирішує багато завдань управління.

При цьому система управління зверненнями є складовою загальної системи виконання завдань і процесів на підприємстві і тісно пов'язана з модулями фінансів, CRM та іншими, реалізованими в тій же системі «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент».

Дивіться також:

Підпишіться та отримайте
свіжі новини і заходи.