Україна: Киев
RUS
Контакти
у регіонах

Контакти у регіонах

Згорнути
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua

+38 (044) 537-74-11

sales@intalev.com.ua
Надрукувати Главная \ Укр \ Галузі \ Ресторани, кафе, готелі

Ресторани, кафе, готелі

Ситуація

Навіть в умовах кризи ресторанний бізнес залишається рентабельним за умови чіткого дотримання балансу між ціною і якістю обслуговування.

Гості стають все більш вимогливими, а ціни на продукти постійно зростають, кількість конкурентів збільшується. При наявності такого числа обмежень, щоб бути кращим у своїй ніші, необхідно побудувати дуже чітку структуру управління, що включає стратегічне і оперативне планування, мотивацію персоналу, систему управління грошовими коштами.

Сьогодні ресторани і HoReCa об'єднуються в мережі, можуть мати кілька брендів і напрямків. Важливо контролювати виручку, трафік відвідувачів і рентабельність кожного формату і оперативно реагувати на зміну купівельного попиту.

Результати співпраці

  • Підвищення ефективності діяльності. Це управління результативністю та економічністю діяльності.
  • Звітність по ефективності: менеджерів, підрозділів, проектів, бізнес-одиниць, підприємств і холдингів.
  • Формалізована за допомогою конкретних показників стратегія діяльності та доведена до кожного співробітника.
  • Злагоджена взаємопов'язана система оплати праці по всіх рівнях управління: топ-менеджмент, менеджери середньої ланки, лінійні менеджери та рядові співробітники. Вона побудована на базі ключових показників ефективності, деталізованих і доведених до кожного співробітника.
  • Економічно обгрунтована система преміювання: доходи співробітників тим вище, чим вище їх внесок в єдиний інтегральний результат організації. Економічна модель системи оплати зі ставками і формулами розрахунку премій. Ув'язка витрат на ФОП з результатами бізнесу
  • Оперативна і достовірна план-фактний управлінська звітність по фінансовим і нефінансовим результатами.
  • Налагоджені бізнес-процеси, що дозволяють персоналу злагоджено працювати і досягати поставлених цілей

Думка клієнта

Розповідає про проект Антон Ходисько, ІТ-директор мережі ресторанів «Сушия»: «...Результати виконаного проекту цілком і повністю виправдали наші очікування. По завершенню проекту ми отримали єдину для всіх підрозділів компанії комплексну систему фінансового управління.

Нам вдалося зв'язати систему бюджетування і фінансового планування, існуючу окремо від комплексних засобів автоматизації, з системою оперативного і управлінського обліку, автоматизувавши, таким чином, процеси складання, прийняття, контролю виконання та аналізу відхилень бюджетів. За допомогою платіжного календаря фінансові потоки підприємства завжди знаходяться під контролем керівництва.

Дані про роботу всієї компанії знаходяться в єдиній інформаційній системі. Топ-менеджмент має постійний доступ до найбільш актуальної інформації, регулярно отримуючи достовірну управлінську фінансову звітність в розрізі необхідних аналітик.

За підсумками успішного виконання спільного проекту, можемо рекомендувати компанію ІНТАЛЄВ як надійного і висококваліфікованого партнера...»

Подивіться, як «ІНТАЛЄВ» дозволяє вирішити важливі завдання для компаній ресторанного бізнесу
  • Оперативне планування
  • Управління грошовими коштами
  • Стратегічне планування, інвестиції
  • Управлінська звітність
Аналіз маржинального доходу по продуктамАналіз маржинального доходу по продуктам
Аналіз ефективності в розрізі бізнес-напрямківАналіз ефективності в розрізі бізнес-напрямків
Проформа для планування натуральних і вартісних показниківПроформа для планування натуральних і вартісних показників
Структура доходів і витрат по продуктуСтруктура доходів і витрат по продукту

Оперативне планування

Система планування обсягу закупівель

Вузьким місцем у ресторанному бізнесі є необхідність постійної наявності необхідної кількості продуктів для забезпечення всього асортименту меню. У той же час, обмеженням є терміни зберігання продуктів, що не дозволяє робити великих запасів. Не можна забувати і про умови роботи з постачальниками - час доставки, обсяги закупівель, умови оплати. Закупівля ж «в момент замовлення» (на найближчому ринку) значно збільшує собівартість страв.

У цьому питанні як не можна краще допомагає бюджетування на короткостроковий період. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» дозволяє розробити систему для планування обсягу закупівель виходячи із заданих планових обсягів продажів, цін на ринку, калькуляцій та умов роботи з постачальниками. Для цього в системі настроюються форми для розрахунку планових продажів (наприклад, виходячи зі статистики) з можливістю скоригувати їх вручну (виходячи зі знань менеджера). Також розробляються форми, які розраховують потребу в продуктах і інших ресурсах (у тому числі людських) виходячи з плану продажів, також з можливістю ручного коректування. Виходячи з цих даних, формується інформація про планове рух грошових коштів, що дозволяє уникнути касових розривів.

Центри фінансової відповідальності

Найчастіше під управлінням однієї компанії знаходиться не один, а кілька ресторанів чи кафе. Кожен з них самостійно може планувати продажі, враховуючи місце розташування, близькість конкурентів та інші умови. А ось закупівлі найчастіше робляться централізовано, що знижує собівартість, спрощує роботу з постачальниками і оптимізує запаси.

За наявності декількох точок доходу, дуже важливо закріпити відповідальність. Для цього в системі «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» створений довідник «Центрів фінансової відповідальності», який є основною аналітикою операцій. А для того, щоб структурувати та зробити більш керованим процес бюджетування, він також настроюється в системі і тоді кожному виконавцю (центру фінансової відповідальності) своєчасно приходить задача про необхідність планування певної ділянки.

Все це дозволяє сформувати і контролювати в системі «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» як загальний бюджет, так і бюджет кожного ресторану окремо, а також формувати спільні закупівлі. Наявність такої системи дозволяє не тільки управляти поточними процесами, але й робити ретроспективний аналіз, постійно вдосконалюючи процес розрахунку плану. Також можливо робити аналіз «що якщо», наприклад, порівнюючи різних постачальників.

Бюджет руху грошових коштівБюджет руху грошових коштів
Автоматичне формування реєстру платежівАвтоматичне формування реєстру платежів
Приклад заявки на виплату грошових коштівПриклад заявки на виплату грошових коштів
Хід процесу затвердження заявок на виплатиХід процесу затвердження заявок на виплати
Процес затвердження заявки на грошові коштиПроцес затвердження заявки на грошові кошти

Управління грошовими коштами

Ресторанний бізнес - один з небагатьох, де доходи і видатки майже повністю збігаються із надходженнями і виплатами. Тут невеликий обсяг дебіторської заборгованості, а кредиторська має високу оборотність. Саме тому дуже важливо управляти грошовим потоком: мати можливість отримувати своєчасну інформацію про наявність грошових коштів, складати календар виплат і не допускати касових розривів. Якщо ж ресторани не самостійно розпоряджаються своєю виручкою, а є єдиний офіс, де збирають заявки на виплату і приймають рішення про оплати, без єдиної управлінської системи не обійтися.

Система «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» дозволяє комплексно автоматизувати всі завдання з управління грошовими коштами.

  • Кожен ресторан, з горизонтом в місяць, планує надходження грошових коштів. Це може бути зроблено на підставі плану продажів або розраховане виходячи із середнього чека на одного гостя і кількості гостей в залежності від дня тижня. У системі «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» створюються форми, де відбувається розрахунок за вказаними параметрами і з можливістю ручного коректування.
  • Кожен ресторан, з горизонтом в місяць, планує виплати. Для кожного типу виплат у системі «Інталев» налаштовуються свої форми, де проводиться автоматичний розрахунок (виходячи з обсягів продажів, норм, калькуляцій, умов роботи з постачальниками, потреби у витратних матеріалах) і дається можливість ручного коректування.
  • Всі плани збираються в центральному офісі, коригуються і є орієнтиром для роботи, а також основою плану по виплатах і надходженням. Єдина система «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» дозволяє робити це автоматично, без участі користувача.
  • Далі, на підставі затвердженого плану, кожен центр фінансової відповідальності в момент виникнення потреби у виплаті, формує заявку, яка затверджується згідно з прийнятою процедурою. На підставі затвердженої заявки формується виплата. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» дозволяє автоматизувати цей процес. Для формування Заявки в системі настроюється форма і процес, згідно з яким вона затверджується. На момент складання Заявки перевіряється залишок невикористаного бюджету з можливістю відхилення суми, що перевищує ліміт. Далі в системі «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» запускається процес затвердження, під час якого кожен узгоджувальний, згідно своєї черги, отримує завдання. Це дозволяє в будь-який момент часу подивитися стадію узгодження і виключити паперову технологію. По закінченню узгодження, в системі автоматично формується платіжний документ.
  • Ще один важливий для управління грошовими коштами момент - формування календаря оплат і надходжень - Платіжного календаря. На відміну від планів, він формується на підставі реальних угод і умов оплат. Система «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» дозволяє зібрати в єдиному звіті дані про плановані надходження \ виплатах, виплатах згідно з умовами роботи з постачальниками, виплати згідно із заявками. Це дозволяє гнучко управляти грошовими коштами та перерозподіляти кошти всередині компанії.
  • Важливим елементом в управлінні грошовими коштами є аналіз план - фактний відхилень. Система «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» дозволяє легко й оперативно зробити подібний аналіз у всіх закладених аналітичних розрізах.
Бюджет доходів і витрат за інвестиційними проектамиБюджет доходів і витрат за інвестиційними проектами
Звіт про рух грошових коштів по інвестиційним проектамЗвіт про рух грошових коштів по інвестиційним проектам
Єдина система контролю поточної та інвестиційної діяльностіЄдина система контролю поточної та інвестиційної діяльності
Розрахунок альтернативних вкладеньРозрахунок альтернативних вкладень
Оперативний звіт за структурою витрат інвестиційних проектівОперативний звіт за структурою витрат інвестиційних проектів

Стратегічне планування, інвестиції

Одне з основних завдань будь-якого бізнесу - розвиток. У ресторанному бізнесі часто стратегія полягає в розширенні, збільшенні кількості ресторанів. Для того, щоб бути впевненим в силах, необхідно розрахувати вартість нового об'єкта, планувати швидкість повернення інвестицій і потім враховувати всі ці витрати за фактом.

Для вирішення таких питань як не можна більш точно підходить cтратегічне планування. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» дозволяє розробити систему для планування ключових показників і відстежувати їх виконання. Скажімо, планується відкриття нового ресторану. Виходячи з даних про існуючих ресторанах (активах, витратах на персонал, оренди і т.д.) формується список інвестиційних статей і сум витрат по ним. В системі настроюються форми для внесення розрахованих планів. Далі, по мірі виникнення фактичних даних, в системі можна проводити факторний аналіз план - фактний відхилень.

У процесі вкладення в новий об'єкт, дуже важливо контролювати обсяги інвестицій. Для цього в системі «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» налаштовується бюджетний контроль. Будь-яка операція, яка виходить за рамки бюджету, повинна бути окремо узгоджена.

У підсумку, система «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» дозволяє сформувати необхідні аналітичні звіти, які дозволять оцінити обсяг інвестицій, швидкість окупності об'єкта, якість планування і отримати базу для розрахунку нових об'єктів.

Аналіз показника «Чистий грошовий потік»Аналіз показника «Чистий грошовий потік»
Діаграма представлення KPIДіаграма представлення KPI
Звіт про прибутки і збиткиЗвіт про прибутки і збитки
Матрица Лояльность-прибыльностьМатриця «Лояльність-прибутковість»
Хід процесу анкетування клієнтівХід процесу анкетування клієнтів
Звіт з фінансово-економічного аналізу коефіцієнтівЗвіт з фінансово-економічного аналізу коефіцієнтів

Аналіз діяльності

Кожному користувачеві - своя звітність з єдиної бази

Керівників підрозділів, проектів, ЦФВ цікавить фінансування своєї діяльності. З комерційної служби питають за доходи і дебіторську заборгованість.

Фінансову службу зазвичай цікавить виконання зведеного плану (бюджету) компанії за рік, і відсутність касових розривів.

Вище керівництво, акціонерів та інвесторів цікавить рентабельність всієї компанії, портфель замовлень / проектів та управління вартістю компанії. І в цьому сенсі - чистий грошовий потік від портфеля замовлень.

Часто потрібне розробити і спеціальну управлінську звітність для замовників. Ця звітність повинна готуватися внутрішніми співробітниками, або формуватися автоматично (за запитом) самими замовниками, якщо їм буде надано обмежений доступ в систему.

Але у випадку виникнення відхилень всім хочеться докопатися до вихідної причини невиконання плану.

Звичайно, можна налагодити декілька контурів систем операційного управління та звітності для різних завдань. Але як синхронізувати дані між ними? Оптимально, коли звітність для всіх служб формується прямо з єдиної системи управління. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє вести планування та первинний облік, завантажувати дані з зовнішніх систем, а також формувати всю управлінську звітність і проводити бізнес-аналіз.

Контроль ефективності

Але однієї фінансової звітності недостатньо. Потрібно бачити як дії співробітників ведуть компанію до єдиного інтегрального результату: як працівники виконують свої щоденні і щотижневі нормативи діяльності, і як вони потім складаються в підсумкові результати роботи співробітника, підрозділу, бізнес-одиниці.

Ідея полягає в тому, щоб зв'язати досягнення цілей, виконання роботи і витрату бюджету в єдину систему, орієнтовану на результат. Експерти ІНТАЛЄВ розробляють фактори реалізації стратегії, і визначають для них ключові показники ефективності, деталізовані аж до кожного співробітника. Докладніше про дану методологію.

Перевірка повноти та достовірності звітності

Завдяки розвиненим механізмам внутрішнього контролю в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» можна з різних боків перевірити сформовану звітність і переконатися в її достовірності.

Гнучкість звітів - 0% кодування

Різні користувачі пред'являють різні вимоги до начебто схожої за назвою звітності. За одним і тим же звітам буває необхідно розробити безліч різних звітних форм: для менеджерів, для фінансової служби, для ради директорів, для інвесторів і пр. При цьому вимоги одержувачів звітності буває складно передбачити. Необхідний інструмент розробки звітності на льоту.

За допомогою «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» ви можете без залучення програмістів швидко налаштувати необхідний звіт. Функціональні можливості дозволяють налаштувати вигляд звіту (список, крос-таблиця, діаграма), встановити групування, сортування, умовне форматування і пр.

З будь-якого звіту можна розшифрувати дані, аж до первинних.

Звітність за МСФЗ

Сучасним трендом є підготовка управлінської звітності за стандартами МСФЗ (або GAAP), або наближеним до них. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє вести весь комплекс звітності за міжнародними стандартами з мінімальними трудовитратами. Компанія отримує звітність, зрозумілу кредиторам та інвесторам.

З іншого боку, може існувати потреба в управлінських звітах, формованих по корпоративним стандартам, відмінним від міжнародних. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє вести звітність за декількома стандартами паралельно: масив документів може бути єдиним, а звітність різною (в силу різних принципів її формування).