Україна: Киев
RUS
Контакти
у регіонах

Контакти у регіонах

Згорнути
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua

+38 (044) 537-74-11

sales@intalev.com.ua
Надрукувати Главная \ Укр \ Галузі \ Державні установи

Державні установи

Ситуація

Крім галузевих особливостей державні підприємства мають свою специфіку в силу форми власності.

Необхідно чітко дотримуватися вимог законодавців в частині забезпечення закупівель - закон № 223-ФЗ. Багато установ також підпадають під закон № 94-ФЗ. Це вимагає налагодження процедур внутрішнього документообігу при організації тендерів, виборі постачальників. Організаціям потрібно налагодити внутрішні бізнес-процеси і документи для формування програми закупівель, організації тендерів, вибору постачальників.

Договірна діяльність робить сильний вплив на процеси бюджетного планування та платіжного календаря.

Багато організації здійснюють або контролюють великі інвестиції. Великими інвестиціями необхідно ретельно керувати протягом усього життєвого циклу. Тривалі договору необхідно чітко контролювати на предмет виконання та недопущення ризиків.

Окремим завданням є ведення управлінського обліку. З одного боку, законом і вищестоящими організаціями визначені свої правила ведення бухгалтерського обліку, а з іншого боку - для цілей управління інформація може бути потрібна в іншому вигляді.

Разом з цим держорганізації створені для абсолютно конкретних цілей. Тому так само гостро стоїть завдання підвищення ефективності; і не тільки державних витрат для їх скорочення, але і в цілому досягнення поставлених цілей.

Результати співпраці

  • Підвищення ефективності діяльності. Це управління результативністю та економічністю діяльності.
  • Звітність по ефективності: менеджерів, підрозділів, проектів, бізнес-одиниць, підприємств і холдингів.
  • Формалізована за допомогою конкретних показників стратегія діяльності та доведена до кожного співробітника.
  • Злагоджена взаємопов'язана система оплати праці по всіх рівнях управління: топ-менеджмент, менеджери середньої ланки, лінійні менеджери та рядові співробітники. Вона побудована на базі ключових показників ефективності, деталізованих і доведених до кожного співробітника.
  • Економічно обгрунтована система преміювання: доходи співробітників тим вище, чим вище їх внесок в єдиний інтегральний результат організації. Економічна модель системи оплати зі ставками і формулами розрахунку премій. Ув'язка витрат на ФОП з результатами бізнесу.
  • Оперативна і достовірна план-фактний управлінська звітність по фінансовим і нефінансовим результатами.
  • Налагоджені бізнес-процеси, що дозволяють персоналу злагоджено працювати і досягати поставлених цілей.

Думка клієнта

Каже С. Цюхцінський, генеральний директор ДУП «Житлово-комунальне господарство Республіки Саха (Якутія)»: «...Висловлюємо подяку співробітникам компанії ІНТАЛЄВ, які взяли участь в організації та проведенні проекту по діагностиці системи управління нашого підприємства... Консультанти «ІНТАЛЄВ» не тільки провели діагностику, але й передали нам технологію проектування ефективної системи управління ... Висловлюємо вдячність компанії ІНТАЛЄВ і особисто Карабанова Борису Максиміліановичу, який безпосередньо проводив проект».
Подивіться, як «ІНТАЛЄВ» дозволяє вирішити важливі завдання для державних підприємств

  • Формування та обгрунтування тарифів
  • Взаємовідносини зі споживачами
  • Тендери та контроль виконання договорів
  • Управлінська звітність
Процес затвердження бюджетуПроцес затвердження бюджету
Хід процесу бюджетного плануванняХід процесу бюджетного планування

Формування та обгрунтування тарифів

Автоматизація бюджетів та тарифоутворення

Для обгрунтування і захисту бюджетів і тарифів в регулюючих органах багатьом державним організаціям необхідно надавати максимально інформативний пакет документів, до якого обов'язково включаються всі планові бюджети компанії з додатком обгрунтовуючих документів. Обгрунтування має бути адекватним ринку, тому процес формування бюджетів повинен бути максимально точним інакше при захисті тарифу і недостатньому обгрунтуванні компанія ризикує недоотримати необхідних коштів. Але збір і обробка інформації вручну безліччю відділів стає титанічною працею як при розробці, так і при консолідації або перевірці даних.

Тому постає питання про бюджетному плануванні на базі адаптованого програмного забезпечення, здатного полегшити процес планування і контролю, а після формування таких бюджетів розкрити інформацію про джерела первинної інформації використовуються в цих бюджетах (первинним документам минулих періодів, договорів, посилань на офіційні інтернет джерела і т. д.).

Бюджети і тарифи в натуральних і вартісних показниках

«ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє повністю автоматизувати цей процес, і зробити його комфортним і передбачуваним. У програмі вводяться всі планові дані, в натуральному і вартісному вираженні. Формуються операційні та функціональні бюджети, а також інші управлінські звіти. В окремому (або те ж) сценарії робляться розрахунки для тарифів. Вони можуть частково копіюватися з планових даних, з необхідними поправками. Автоматизуються трудомісткі розрахунки (індексне планування, оцінка впливу окремих факторів, розподіл накладних витрат та ін.) Можна здійснити фінансове моделювання за ключовими показниками економіки підприємства.

Підсумкові форми звітів для тарифоутворення можна також налаштувати в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент». Гнучка настройка звітності дозволяє зробити індивідуальні форми звітів, без кодування. Якщо вони мають дуже нестандартний і часто мінливий вид, то звітність з системи можна зберегти у форматі MS Excel.

АВС-аналіз покупцівАВС-аналіз покупців
Автоматичне проведення процедури рекласифікації заборгованості Автоматичне проведення процедури рекласифікації заборгованості
Звіт за видами і структурі заборгованостіЗвіт за видами і структурі заборгованості
Звіт за розрахунком з контрагентамиЗвіт за розрахунком з контрагентами
Хід процесу звірки заборгованості з контрагентамиХід процесу звірки заборгованості з контрагентами

Взаємовідносини зі споживачами

Виконання та контроль за всіма етапами життєвого циклу роботи з дебіторами

Для ряду держорганізацій життєвий цикл взаємин з постійними споживачами описується так: регулярне нарахування сум і виставлення рахунків → регулярний контроль збору платежів → періодичний контроль відповідності фактичного стану обсягу споживання заявленому → регулярний контроль стану заборгованості і застосування заходів до неплатників → рекласифікація заборгованості.

У «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» можна вести весь архів договорів із споживачами, а також автоматично отримувати інформацію про взаєморозрахунки. Можна автоматизувати процес формування та виставлення рахунків на оплату, з розшифровкою обсягів та видів наданих послуг. Зручно, що в єдиній системі можна вирішувати відразу кілька завдань: по веденню документообігу із споживачами, з ведення бухгалтерського та управлінського обліку, з управління взаємовідносинами з клієнтами та бізнес-аналізу.

Крім постійних відносин зі споживачами, компанія може надавати разові послуги по підключенню, сервісу і т.д.

Злагоджена робота всіх служб для задоволення споживача

«ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» пропонує процесний підхід. Для всіх цих взаємин потрібно описати і автоматизувати бізнес-процес, починаючи з заявки покупця і завершуючи збором і наданням усієї документації в бухгалтерію. У рамках автоматизованого бізнес-процесу автоматично можуть бути перевірені залишки грошових коштів по рахунках споживачів, списані згідно з тарифами і заявленим показникам, сформований весь пакет документів (рахунок, акт, рахунок-фактура тощо) для покупця.

Починаючи з відділу реалізації та бухгалтерії, закінчуючи юристами та фахівцями по роботі з проблемної заборгованості, процес проходить через всю організацію. Процес роботи з клієнтом пронизує всю компанію: прийнятий замовлення відразу по процесу відправляється в інші служби, звідти передається у виробництво і т.д. Кожен може відстежити стан замовлень, нарядів і угод, не тільки у фінансовому вираженні, але й на рівні дій: хто, що і коли зробив, і який зробив внесок у загальний результат.

Передові компанії впроваджують кращі практики сервісу: спочатку йде впровадження кол-центрів (служб "єдиного вікна"), наступним етапом йде впровадження засобів самообслуговування покупців (особистий кабінет, робота через Інтернет). Ці служби сервісу також можна автоматизувати в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент».

Управляти продажами, а не враховувати їх

Ви описуєте кращі практики взаємовідносин з клієнтами, закріплюючи їх у вигляді бізнес-процесів: як працювати з новим клієнтом, як виконувати замовлення клієнта, як контролювати оплати, як заміряти просування угод з клієнтами, як управляти збиранням заборгованості. Ці бізнес-процеси автоматизуються за допомогою «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент».

«ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» допоможе грамотно побудувати і автоматизувати весь процес, дозволить заощадити витрати компанії, пов'язані із стягненням прострочення, і зменшити дебіторську заборгованість.

Комплексна інформація про споживачів

Аналіз фінансового стану в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» показує збируваність заборгованості, рейтинг кращих / гірших платників, середній розмір рахунку і інші контрольні показники. На підставі цих даних можна проводити сегментацію клієнтів, і виділяти сегменти найбільш прибуткових і лояльних дебіторів.

Сегментація проводиться не просто так. На підставі цих даних можуть бути внесені корективи в виконання бізнес-процесів взаємин із споживачами.

Управління претензіями і рекламаціями

Споживачі можуть подавати претензії і рекламації. Має існувати єдиний порядок роботи з претензіями і рекламаціями. Добре, коли створена єдина точка взаємодії для реєстрації і відстеження звернень дебіторів. Ідеально, якщо це робиться через особистий кабінет користувача, який також можна автоматизувати в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент». При необхідності споживач повинен бачити всі свої зареєстровані звернення і статус кожного з них.

На підставі цих реєстрацій автоматично запускаються процеси розбору і виконання рекламацій і претензій. Наскрізні бізнес-процеси автоматично можуть передати інформацію відповідальній особі і поставити йому завдання для виконання або контролю. А відповідальний співробітник отримує чітке завдання, і бачить при необхідності всю додаткову інформацію про клієнта, товар або послугу. Наприклад, в залежності від рівня сервісу, що надається конкретному клієнтові, можуть встановлюватися різні терміни і пріоритети обробки звернень.

Регулярно можна збирати статистику, і оптимізувати вузькі місця в компанії, покращуючи клієнтський сервіс. За цією ж логікою можна автоматизувати взаємодію з внутрішньокорпоративними службами.

Завдання процесу з контролю виконання договоруЗавдання процесу з контролю виконання договору
Звіт про виконання договору з постачальникомЗвіт про виконання договору з постачальником
Хід процесу укладання договору з постачальникомХід процесу укладання договору з постачальником

Тендери та контроль виконання договорів

Контроль тендерної документації

Після формування тарифу і попереднього бюджету на наступний рік компанія може приступати до тендерної компанії. Формується річна комплексна програма закупівель (РКПЗ), починає активну діяльність закупівельна комісія. Відкриваються тендери.

Для менеджерів проектів і виконавців важливо виконувати і відстежувати поточні завдання, з яких складається програма закупівель. Тут важливо чітко дотримати всі процедури, а саме: своєчасно мати на руках відповідні документи, і відправити повідомлення учасникам тендерів. Механізм бізнес-процесів в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє описати всі суттєві параметри тендеру або договору (строки, суми, контрольні точки і ключові показники) і автоматично ставити співробітникам завдання: виконай, перевір, проаналізуй. У разі виникнення відхилень інформацію можна ескаліровать по вертикалі управління. Можна розробити різні схеми бізнес-процесів для закупівлі без конкурсних процедур, запиту котирувань цін, конкурсної процедури.

У системі можна формувати реєстр договорів, угод та специфікацій до них.

Для особливо просунутих компаній можна проводити автоматичні тендери безпосередньо в електронному варіанті, залучаючи в бізнес-процеси організації-постачальники товарів та послуг.

Контроль виконання договорів

Після того, як рішення про вибір постачальника прийнято, потрібен контроль за його виконанням. Потрібно стежити за процесами витрачання грошових коштів, потоками доходів і утворення вартості. Щоб розуміти наскільки в плані йде виконання договору, або необхідно погодити відхилення. При необхідності в контур автоматизації процесів включається претензійна робота, робота з позовами.

У звичайній системі складністю є виділення програми закупівель у загальній системі обліку і стану по кожному лоту. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє без особливих проблем організувати такий облік і звітність.

У результаті компанія отримує:

  • чіткі терміни електронного узгодження бюджету, закупівельної програми, тендерів і договорів;
  • підвищення дисципліни протягом узгодження договору: страхування від втрати договору, постійне інформування про стан договору та інше;
  • чіткий моніторинг всього стану справ за договором: взаєморозрахунки, акти, внутрішня документація;
  • підвищення відповідальності співробітників і виконавців за кінцевий результат.

Звітність для виконавців і контролерів

Для всіх учасників процесу управління інвестиціями розробляються ключові показники по окремих тендерам / лотам і всій програмі закупівель: освоєний обсяг, відхилення, планова і поточна потреба у фінансування і будь-які інші показники для прийняття управлінських рішень. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє повністю автоматизувати процеси управління тендерами, закупівлями і контроль виконання договорів.

Після успішного завершення тендерів компанія переходить до етапу управління основними засобами.

Процес підготовки звітностіПроцес підготовки звітності
Управлінський балансУправлінський баланс
Звіт про рух грошових коштівЗвіт про рух грошових коштів
Звіт про рух грошових коштів косвенным методомЗвіт про рух грошових коштів косвенным методом
Звіт про рух капіталуЗвіт про рух капіталу
Звіт про прибутки і збиткиЗвіт про прибутки і збитки

Звітність для керівництва, вищестоящих і контролюючих органів

Кожному користувачеві - своя звітність з єдиної бази

Керівників підрозділів, проектів, ЦФЗ цікавить фінансування своєї діяльності. З комерційної служби питають за доходи і дебіторську заборгованість.

Фінансову службу зазвичай цікавить виконання зведеного плану (бюджету) компанії за рік, і відсутність касових розривів.

Вище керівництво, акціонерів та інвесторів цікавить рентабельність всієї компанії, портфель замовлень / проектів та управління вартістю компанії. І в цьому сенсі - чистий грошовий потік від портфеля замовлень.

Часто потрібне розробити і спеціальну управлінську звітність для замовників. Ця звітність повинна готуватися внутрішніми співробітниками, або формуватися автоматично (за запитом) самими замовниками, якщо їм буде надано обмежений доступ в систему.

Але у випадку виникнення відхилень всім хочеться докопатися до вихідної причини невиконання плану.

Звичайно, можна налагодити декілька контурів систем операційного управління та звітності для різних завдань. Але як синхронізувати дані між ними? Оптимально, коли звітність для всіх служб формується прямо з єдиної системи управління. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє вести планування та первинний облік, завантажувати дані з зовнішніх систем, а також формувати всю управлінську звітність і проводити бізнес-аналіз.

Контроль ефективності

Але однієї фінансової звітності недостатньо. Потрібно бачити як дії співробітників ведуть компанію до єдиного інтегрального результату: як працівники виконують свої щоденні і щотижневі нормативи діяльності, і як вони потім складаються в підсумкові результати роботи співробітника, підрозділу, бізнес-одиниці.

Ідея полягає в тому, щоб зв'язати досягнення цілей, виконання роботи і витрату бюджету в єдину систему, орієнтовану на результат. Експерти ІНТАЛЄВ розробляють фактори реалізації стратегії, і визначають для них ключові показники ефективності, деталізовані аж до кожного співробітника. Докладніше про даної методології.

Перевірка повноти та достовірності звітності

Завдяки розвиненим механізмам внутрішнього контролю в «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» можна з різних боків перевірити сформовану звітність і переконатися в її достовірності.

Гнучкість звітів - 0% кодування

Різні користувачі пред'являють різні вимоги до начебто схожої за назвою звітності. За одним і тим же звітам буває необхідно розробити безліч різних звітних форм: для менеджерів, для фінансової служби, для ради директорів, для інвесторів і пр. При цьому вимоги одержувачів звітності буває складно передбачити. Необхідний інструмент розробки звітності на льоту.

За допомогою «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» ви можете без залучення програмістів швидко налаштувати необхідний звіт. Функціональні можливості дозволяють налаштувати вигляд звіту (список, крос-таблиця, діаграма), встановити групування, сортування, умовне форматування і пр.

З будь-якого звіту можна розшифрувати дані, аж до первинних.

Звітність за МСФЗ

Сучасним трендом є підготовка управлінської звітності за стандартами МСФЗ (або GAAP), або наближеним до них. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє вести весь комплекс звітності за міжнародними стандартами з мінімальними трудовитратами. Компанія отримує звітність, зрозумілу кредиторам та інвесторам.

З іншого боку, може існувати потреба в управлінських звітах, формованих за корпоративним стандартам, відмінним від міжнародних. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний Менеджмент» дозволяє вести звітність за декількома стандартами паралельно: масив документів може бути єдиним, а звітність різною (в силу різних принципів її формування).