close button

Чтобы оптимизировать и автоматизировать процессы и электронный документооборот в компании, эксперты «ИНТАЛЕВ» используют процессный подход и технологию workflow. Это, а также значительный опыт консультантов «ИНТАЛЕВ», позволяет создать для клиента эффективную систему управления электронным документооборотом и процессами.

Внедрение электронного документооборота с «ИНТАЛЕВ»

«В результате бизнес-процесс стал прозрачен, а время на согласование договора сократилось в 2 раза», комментирует генеральный директор группы компаний «ДРУЖБА» Игорь Палочкин.

Узнайте подробнее, как эксперты «ИНТАЛЕВ» решают важные задачи по управлению процессами и осуществляют внедрение  электронного документооборота (enterprise content management & business process & workflow management). Автоматизация системы электронного документооборота реализуется на базе флагманского продукта «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент»

Внешний виж журнала задачВнешний вид журнала задач
Задача процесса по регистрации входящей_исходящей документацииЗадача процесса по регистрации входящей_исходящей документации
Отчет по входящей корреспонденцииОтчет по входящей корреспонденции
Электронный архив документов. Карточка документаЭлектронный архив документов. Карточка документа
Электронный архив документов. Отчет по карточке документаЭлектронный архив документов. Отчет по карточке документа

Система электронного документооборота

Чтобы иметь полный порядок с документами, минимизировать риски потери документов при работе и проверках и сократить трудозатраты, компании внедряют систему электронного документооборота. Описаны бизнес-процессы автоматизируются, настраивается электронный архив для хранения текстовых версий и скан-копий документов в удобном виде в рамках бизнес-процессов.

В электронном архиве документы не потеряются, а при разграничении доступа не попадут к нежелательным читателям. Обычно автоматизация начинается с обработки входящих и исходящих писем, протоколов и служебных записок. Следующим этапом часто бывает автоматизация претензионной работы: претензии, иски, рекламации и заявки. Формируется отчетность по работе с документами, процессы исполнения документов и поручений.

Жизненный цикл работы с документами

Электронный архив, кроме централизованного хранения документов, также обеспечивает полный цикл работы с документами. Важно, что настроить бизнес-процессов можно в тех же документах на основании введенных формализованных данных. Например, после заключения договора автоматически запускается бизнес-процесс контроля его исполнения по данным его условий и спецификации. А при регистрации входящего письма ответственным лицам автоматически ставится поручение по его выполнению, с механизмами контроля и эскалацией ответственных в случае невыполнения. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» позволяет настроить любой необходимый порядок обработки документов, и главное - нужный порядок выполнения работ в организации.

Процессный подход к электронному документообороту

Преимуществом автоматизации электронного документооборота в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» является подход от процесса, а не от документа. Конечно, и документ в системе может находиться в центре управления. Но документы возникают не сами по себе, а как факт фиксации или результат наступления того или иного события бизнес-процесса. Поэтому правильно будет настроить управление процессами в компании, связав их с электронным документооборотом. В системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» автоматизируется движение поручений и информации в компании. Описание того, кто, когда и что должен сделать, кому передать дает программе всю необходимую информацию, чтобы она самостоятельно начала по этой логике ставить задачи и контролировать их выполнение. Также может быть настроен контроль любых важных действий, причем необязательно, чтобы он сопровождался формированием обычных документов.

Единый электронный архив для территориально распределенных компаний

В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» можно создать как единое хранилище документов, так и в виде распределенного архива, если компания имеет филиальную сеть. А благодаря WEB-интерфейсу внесение данных возможно откуда угодно: например, сотрудники могут читать и редактировать документы, находясь в командировках, дома или в других местах.

Электронная цифровая подпись

Поддержка электронной цифровой подписи реализуется благодаря интеграции с внешними средствами криптографической защиты информации (СКЗИ) и позволяет организовать надежный и имеющий юридическую силу электронный документооборот.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» позволяет автоматизировать весь цикл управления электронным документооборотом в компании и все основные бизнес-процессы планирования, учета, контроля и анализа.

Карточка документа в электронном архивеКарточка документа в электронном архиве
Отчет об исполнении договора с поставщикомОтчет об исполнении договора с поставщиком
Ход выполнения процесса заключения договора с поставщикомХод выполнения процесса заключения договора с поставщиком

Документооборот и финансы

Движение денежных средств происходит не само по себе, а в результате заключения договоров.

Заключенные договора влияют на бюджеты

В «ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» есть модуль электронного документооборота, в котором можно хранить архив всей договорной работы. И это будут не просто версии файлов и отсканированные копии. Для каждого договора можно указать финансовую аналитику - принадлежность к ЦФЗ, лимит расходов на период, график погашения и др. Таким образом, заключение договора автоматически запускать формирование проводки в бюджетах организации. Например, заключение договора аренды автоматически спланирует расходы на аренду. Это может быть названо «финансовым документооборотом».

Хозяйственный и финансовый контроль в разрезе договоров

С другой стороны, после того, как договор заключен и помещено в электронный архив, он сам может стать управленческой аналитикой. В разрезе договоров можно контролировать выплаты контрагентам, мониторить состояние задолженности, управлять начислениями. С управленческой отчетности можно выделить не только реквизиты договора, но и получить копию договора. Для больших компаний это имеет особое значение: например, из заявки или бюджета контроллер, находясь далеко от первоначальной операции, видит не безликую сумму, а размещенный в электронном архиве договор или акт выполненных работ.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный Менеджмент» сочетает в себе функциональные возможности систем для управления электронным документооборотом (Enterprise Content Management) с системами управленческого учета и бюджетирования (Business Performance Management)

Нужна система электронного документооборота?
Обращайтесь!

Запрос стоимости
продуктов и услуг Запрос стоимости продуктов и услуг «ИНТАЛЕВ»

Смотрите также

Подпишитесь и получайте свежие новости и мероприятия