Украина: Киев
UKR
Контакты
в регионах

Контакты в регионах

Свернуть
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua

+38 (044) 537-74-11

sales@intalev.com.ua

Электронный документооборот: эффективный инструмент управления бизнесом

Автор(ы): Н. Иванец

Электронный документооборот: эффективный инструмент управления бизнесом

Наталия Иванец

Подпись важныx документов больше напоминает «7 кругов ада»? Знакомо бессмысленное «скитание» по кабинетам, сотни правок, замечаний и переделок? Тогда не зря читаешь эту статью.

Проблемы документооборота(ДО) в «бумажном» виде формировалась годами, накапливалась, и дошли до критической точки. Ход времени обеспечил электронные варианты решения, их выбор на рынке очень большой. Мы расскажем о комплексном проекте, где система электронного ДО явилась инструментом управления бизнесом.

Наталия Иванец,
Ведущий консультант по управленческим технологиям
украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

Проект осуществлен в многоотраслевом Концерне, включал автоматизацию не только ДО, но и консолидацию, бюджетное планирование, управленческий учет, платежный календарь.

На момент обращения в Инталев Концерн старался следовать передовым технологиям управления бизнесом, непрерывно развиваясь изнутри. Однако система бюджетирования, управленческая отчетность, платежный календарь, KPI велись в Excel, а регламентированный учет – в разных базах. Система управления базировалась на документообороте, методологически очень продуманном, но не автоматизированном. Основным элементом информационного обмена и основанием для принятия управленческих решений являлась Служебная записка (СЗ). Служебные записки составлялись и утверждались только в бумажном виде. К СЗ прилагался довольно большой пакет приложений, которые копировались с исходных документов каждый раз, когда были необходимы. Согласование происходило несколькими согласователями, которые находились не только в разных кабинетах, но иногда и в разных концах города. Документ мог многократно отправляться на доработку, что создавало задержки при согласовании. Из-за длительного процесса принятия решений часто «страдали» взаимоотношения с контрагентами, затягивались подписания договоров и актов, срывалось проведение тендеров.

С целью найти партнеров для внедрения надежной, современной информационной системы управления, сотрудниками Концерна был проведен мониторинг рынка консалтинговых компаний и продуктов. Руководством было принято решение в пользу ГК «ИНТАЛЕВ» благодаря большому опыту успешных внедрений «ИНТАЛЕВ» и возможностям программного продукта «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», который позволяет автоматизировать как документооборот, так и любую методологию бюджетирования и управленческого учета и помогает в решении других проблем системы управления финансами.

Управленческий цикл начинается с постановки целей и планирования их выполнения.

Планирование.

Составление планов автоматизировано посредством бизнес-процесса.

бизнес-процесс.png

Ответственные вносят планы при помощи документа «Мероприятие», который служит путевой картой деятельности сотрудников. Составленные планы работ консолидируются и согласовываются, при необходимости - корректируются.мероприятия.png

При внесении Мероприятий формируется план работ, а по мере выполнения – факт.

Исполнение.

Все вопросы по выполнению Мероприятий решаются при помощи Служебной записки (СЗ).

На этапе методологии был проработан существующий процесс согласования и предложены решения оптимизации, доступные при автоматизации:

  • Параллельное согласование;
  • Разграничение зоны ответственности при утверждении СЗ;
  • Автоформирование списка обязательных согласователей;
  • Связь СЗ с конкретным(и) Мероприятием(ями);
  • Электронный архив документов;
  • Возможность увидеть правки документа;
  • Возможность отслеживать получение виз, этап и своевременность согласования задач;
  • Различные уровни безопасности;
  • Информирование о согласовании\возврате на доработку СЗ;

Бизнес-процесс согласования СЗ выглядит следующим образом:

бизнес-процесс2.png

Также были настроены другие бизнес-процессы ДО (для входящих документов, согласования договоров).

СЗ содержит в себе все необходимые данные: инициатора, суть вопроса, подразделение, Мероприятие, документы для согласования, список согласователей и т.д. Часть реквизитов заполняется автоматически, без возможности корректировки. Например, список обязательных согласований формируется в зависимости от должности и подразделения сотрудника.

м.png

К СЗ можно приложить необходимые документы. Например, для согласования Акта выполненных работ приложен договор и фото выполненных работ.

ч.png

Документы хранятся в едином электронном архиве. Они могут прикладываться к различным СЗ, без повторной загрузки, поддерживается история версий карточек документов.

архив документов.png

Для документов формата Word возможно сравнение версий:

ш.png

Руководитель согласовывает СЗ на планшете.

В разработанном интерфейсе выпадает список СЗ на согласование. В каждой СЗ все документы и приложения сверстаны в единый документ, работает скроллинг на сенсорном экране.

оо.png

Можно посмотреть процесс согласования, визы, мероприятия, график выполнения.

л.png

Установка визы вынесена в шапку документа. При установке визы всплывает окно подтверждения, что обеспечивает надежность при согласовании в условиях транспорта и т.п.

ж.png

После получения визы Руководством или ИД, формируется задача для фиксирования решения в Мероприятии, при необходимости - создания нового Мероприятия.

Контроль и анализ.

Ход согласования СЗ отслеживается при помощи автоматических отчетов. Настроены возможности:

  • Отследить кто не согласовал задачи: Конструктор управленческой отчетности.png

  • Какие визы получены по СЗ в разрезе подразделений: Конструктор управленческой отчетности2.png пп.png

  • Количество СЗ по подразделениям:

    сс.png

    Отчетность настроена и для анализа выполнения Мероприятий и позволяет:

  • Оперативно следить за состоянием выполнения: ооо.png
  • Детально проанализировать причины: ро.png

Формирование управленческого воздействия.

Своевременное выполнения запланированных Мероприятий служит основой для расчета коэффициентов премирования. 

ссс.png

Таким образом, внедрение автоматизированной системы документооборота на базе программного продукта «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» обеспечило прозрачность полного цикла управления – от постановки целей, через контроль и анализ, к управленческому воздействию. Повысилась скорость информационных потоков и сократилось время принятия решения. Автоматизация позволила получать отчеты и расчеты автоматически, оперативно, без влияния «человеческого» фактора. Все это способствовало повышению эффективности системы управления, и как следствие – эффективности компании в целом.

Запросите индивидуальную презентацию системы бюджетного управления



+38 (044) 537-74-11


Смотрите также:


Комментарии

comments powered by Disqus