США: Ашберн
UKR
Контакты
в регионах

Контакты в регионах

Свернуть
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua

Автоматизация процесса бюджетирования. Как минимизировать человеческий фактор?

Автор(ы): Н. Иванец

Автоматизация процесса бюджетирования ПАО «Донбассэнерго» сегодня объединяет управление деятельностью компании и ее структурных подразделений (бюджетных единиц) посредством планирования, контроля статьей доходов и расходов и анализа финансово-экономических показателей. В статье рассмотрим кейс по постановке и автоматизации системы бюджетирования для энергогенерирующей компании ПАО «Донбассэнерго». 

Автоматизация процессов бюджетирования в организации. Ситуация до проекта

Автоматизация процессов бюджетирования в организации «Донбассэнерго» заключается в успешной интеграции инновационных решений в традиционном производстве. ПАО «Донбассэнерго» включает в себя достаточно большое количество структурных единиц, которые занимаются разными видами деятельности, но все они экономически связаны друг с другом. 

Кроме того, ПАО «Донбассэнерго» - структура, отличающаяся от обычных коммерческих организаций тем, что составляемые бюджеты используются не только для внутренних целей, но и подаются в контролирующие органы (ГИВЦ, Министерство энергетики и угольной промышленности). Соответственно, требования к бюджетной информации исходит не только от менеджмента ПАО «Донбассэнерго», но и от тех контролирующих органов, которые требуют такую информацию. На предприятии ПАО «Донбассэнерго» командой ИНТАЛЕВ был реализован блок бюджетирования, с большой составляющей технологического планирования.

Все эти нюансы привели компанию к необходимости автоматизации процесса бюджетирования на предприятии.

До реализации проекта бюджеты составлялись в Excel, это сложно, долго, непрозрачно и довольно существенно подвержено влиянию “человеческого фактора” – ошибок, возникающих при простом переносе данных из таблицы в таблицу. В связи с этим назрела необходимость в упрощении процесса бюджетирования, обеспечении прозрачности каждой цифры, возможности оперативно изменять данные при планировании, автоматическом формировании отчетности.
Автоматизация процесса бюджетирования. Архитектура ПАО Донбасенерго до старта  проекта.
Рис Автоматизация процесса бюджетирования. До реализации проекта.

Автоматизация процесса  бюджетирования с помощью  программного продукта "Корпоративный менеджмент"


Автоматизация процесса бюджетирования на предприятии начинается с определения потребности в количестве тепла города энергетиков «Николаевка». Далее определяется количество электроэнергии, которую станция может произвести и продать на Энергорынок. Планирование выпуска идет в разрезе блоков, т.е. можно подключать/отключать дополнительные блоки.
Потребность в количестве топлива (уголь, газ, мазут) формируется автоматически, с учетом всех влияющих факторов: калорийности, количества запусков, температуры, и т.д. Количество определяется в условных и натуральных единицах. Исходя из плановых остатков и потребности рассчитывается необходимый объем закупки, автоматически формируется движение денег по закупке, поступление топлива и формирование себестоимости в части топлива.

Критерием выбора компании «ИНТАЛЕВ» стало несколько факторов: во-первых, «ИНТАЛЕВ» – это лидер в области бюджетирования, с огромным опытом и безукоризненной репутацией. Во-вторых – модель внедрения «под ключ», то есть от разработки методологии, настройки, обучения до запуска в эксплуатацию. При этом программа представляет собой «конструктор», что позволяет гибко изменять продукт при возникновении новых потребностей.

Большой находкой стал бюджетный заказ, который структурировал весь комплекс взаимоотношений внутри ПАО «Донбассэнерго». На основании бюджетного заказа при закрытии бюджетного месяца происходит распределение сформированных расходов структурной единицы на уже имеющийся бюджетный заказ.

Планирование ремонтов разбито по объектам ремонтов. Учитываются собственные это были работы или подряд, который делится на внутренний и внешний. Также учитывается текущий или капитальный ремонт, в зависимости от этого определяется это расходы периода или идет капитализация затрат.

Очень большой блок бюджетирования посвящен распределению расходов. Расходы закрываются поэтапно по структурным единицам. Распределение расходов на тепло- и электроэнергию происходит автоматически по заложенному алгоритму с учетом технико-экономических показателей.

Пример полезности автоматизации легко демонстрируется на примере комплексных мероприятий. Ранее бюджеты комплексных мероприятий собирались из разных других бюджетов в Excel. Так как сбор данных происходил в Excel, это приводило к тому, что данные путаются и становятся не актуальными. Другими словами, бюджет одного и того же мероприятия в капитальных инвестициях и в комплексных мероприятиях мог отличаться – потому, что где-то не вовремя обновили данные, или неправильно передали, и так далее. Была очень большая сложность в том, чтобы собрать данные и понять, где же эти данные правильные.

Сейчас сразу указывается что это расходы на комплексные мероприятия и отчет по ним формируется автоматически. Отделы, отвечающие за такие мероприятия, создали для себя планы мероприятий и раздали всем, кто в этом участвует, чтоб они придерживались данного плана.

Автоматизация процессов  бюджетирования на ПАО «Донбассэнерго». Какие результаты получило предприятие?

В результате внедрения проекта ”Автоматизация  процессов бюджетирования” на ПАО «Донбассэнерго» появилась возможность систематизировать и автоматизировать процесс внесения бюджетов и формирования отчетности. 

Автоматически формируются:

  • форма 812, 
  • отчет по капитальным инвестициям, 
  • отчет по комплексным мероприятиям, а именно охрана труда, 
  • экология и пожарная безопасность. 

Кроме специфических отчётов есть все стандартные отчеты: 

  • P&L, 
  • cash flow, 
  • смета расходов, 
  • финансовый план, 
  • отчет по технико-экономическим показателям работы станции. 
В каждом отчете есть возможность увидеть первичный документ, ответственного который его внес. Можно проанализировать расходы как в разрезе структурных единиц, так и в разрезе подразделений для учета расходов, ЦФО, видов деятельности.
Автоматизация процесса бюджетирования. Какие результаты ПАО Донбасенерго

Рис Автоматизация процессов  бюджетирования. Результаты внедрения 

Коментарий заказчика

Комментарии ПАО «Донбассэнерго» по планированию и бюджетированию. В результате внедрение системы, компания получила единую систему бюджетирования, инструмент для планирования своей деятельности, что обеспечивает возможность эффективного управления деятельностью.

Вашей компании нужна разработка системы бюджетирования. Обращайтесь !

Смотрите также