Украина: Киев РоссияКазахстан
UKR
Контакты
в регионах

Контакты в регионах

Свернуть
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua
РоссияМосква тел: +7 (495) 223-27-93 e-mail: info@intalev.ru
РоссияНовосибирск тел: +7 (383) 203-53-95 e-mail: info@intalev-siberia.ru
КазахстанАлма-Ата тел: +7 (727) 311-07-96 e-mail: info@intalev.kz

+38 (044) 537-74-11

sales@intalev.com.ua

Внедрение программы для управленческого учета

Автор(ы): Ряполова Т.


Татьяна Юхно, ведущий консультант украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

Автор: Татьяна Ряполова,  руководитель департамента консалтинга украинского офиса ГК "Инталев"


Топ-менеджмент в современных компаниях понимает насколько важна прозрачность во всех бизнес-процессах предприятия, а также способность быстро отреагировать на потрясения рынка. Внедрение программы для управленческого учета и планирования- ответственный этап в жизни компании. Разработка и постановка действенного управленческого учета требует немалых инвестиций в виде времени, ресурсов и финансов. Как же сделать так, чтобы на выходе иметь комплексную систему информации, на основании которой можно принимать обоснованные решения для управления бизнесом.

В данной статье рассмотрены главные аспекты организации управленческого отчета, проблематика и процессы внедрения программы для автоматизации управленческого учета, принципы и основные правила.

Грамотная организация и ведение управленческого учета дает возможность отслеживать финансовую и операционную деятельность предприятия в режиме реального времени, оперативно принимать меры для устранения внезапно возникающих изменений, которые могут повлиять на увеличение себестоимости и снижение рентабельности производства и продаж, осуществлять контроль за всеми процессами.

На основе мониторинга формируются выводы о сильных и слабых сторонах деятельности организации, динамике их изменения, о благоприятных и неблагоприятных тенденциях развития внешних условий, в которых работает предприятие. Управленческий учет влияет на качество управленческих действий и принятие управленческих решений. На каждом предприятии система управления финансами должна быть достоверной и оперативной. Верхушкой такой системы является трехмерная система координат бизнеса, которая складывается из основных финансовых отчетов. 

Трехмерная система координат бизнеса

Finansovie-otcheti.png

Управленческий учет на предприятии обязательно должен включать три основные формы финансовых отчетов, которые характеризируют финансовое состояние компании: БДР, БДДС, Баланс. А программа для ведения управленческого учета и планирования должна позволять автоматически получать их в оперативном режиме.

Оперативные отчеты, которые часто путают с управленческими, представляют собой детализацию одной из статей итоговых, основных финансовых отчетов и зачастую имеют не только стоимостную, но и натуральную оценку. (Например, бюджет продаж, состав дебиторской задолженности, товарная позиция – это лишь детализированное представление статей из трёх итоговых отчетов.)

Только имея все три взаимосвязанные формы отчётов, можно учесть все операции, которые происходят в компании. Каждому отчету присущие функции, которые он выполняет:

БДР (Бюджет доходов и расходов):

  • Планирование прибыли.
  • Управление эффективностью.
  • Контроль динамики эффективности.

БДДС (Бюджет движения денежных средств):

  • Обеспечение реализуемости БДР - оценивает какие нужны денежные средства, чтобы этот план выполнить.
  • Обеспечение бездефицитности, за счет прогноза кассовых разрывов.
  • Показывает взаимосвязь с прибылью, с активами и пассивами.

Баланс:

  • Сбалансирование активов и источников их финансирования
  • Контроль целостности (замкнутости) финансовой модели.
  • Контроль эффективности использования активов.

Как правило, в компаниях уже присутствуют некоторые или даже все типы отчетов. Задача «ИНТАЛЕВ» — актуализировать их, сопоставить с целями, которые хочет видеть собственник и топ-менеджмент в этих отчетах.

При разработке методологии управленческого учета необходимо учесть факторы, которые влияют на итоги отчетности:

1) Базовая валюта учета.

2) Учет активов.

3) Учет доходов и затрат.

4) Учет внутрихозяйственной деятельности.

Организация управленческого учета на предприятии. Разработка методологии

1) БАЗОВАЯ ВАЛЮТА УЧЕТА

Начинается организация управленческого учета на предприятии с определения базовой валюты учета. В связи с колебанием курса доллара этот вопрос особенно актуален.  Базовая (функциональная, управленческая валюта учета) – валюта, в которой «находятся» основные риски компании.

При выборе валюты учета нужно руководствоваться определённым правилом: если компания основную часть своих расходов несет в иностранной валюте — соответственно, валюта учета должна быть в условных единицах.

Есть два метода учета базовой валюты — ведение учета в базовой валюте и трансформирование отчетности в базовую валюту, при этом данные в отчетах получаются разные.

При ведении учета в управленческой валюте каждая операция отображается по курсу, который действует на дату этого события. Перемещение, списание немонетарных активов осуществляется по историческому курсу, который действовал на момент приобретения таких активов, таким образом, если национальная валюта проседает — это приводит к уменьшению прибыли.

Если же происходит трансформирование отчетности в управленческую валюту – ко всем отчетам применяется средневзвешенный курс за месяц или курс на дату реализации товаров и услуг, что при прочих равных условиях приведет, наоборот, к увеличению прибыли.

2) УЧЕТ АКТИВОВ

На этом этапе необходимо определить какие активы принадлежат компании, продумать, их классификацию, методы оценки, что входит в состав балансовых активов, а что - на расходы периода, методы списания (амортизации), классификация и характер ремонтов основных средств и другие нюансы.

3) УЧЕТ ДОХОДОВ И ЗАТРАТ

Наверное, самый главный справочник в управленческом учете — справочник Статей доходов и затрат. Он полностью может охарактеризовать деятельность компании: чем компания занимается, на чем зарабатывает и на что тратит.

Следует помнить, что при разработке этого справочника не нужно вводить слишком много статей. Например, если статья занимает менее 1% в обороте, нет необходимости выделять ее отдельно.

На этом этапе необходимо проработать правила признания доходов и расходов компании (кассовый метод, метод начисления и др).

Управленческий учет может находится в рамках IFRS либо национальных стандартов, но, прежде всего, он должен соответствовать требованиям конкретного бизнеса, требованиям собственника.

4) УЧЕТ ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Как правило, ГК «ИНТАЛЕВ» работает с холдингами компаний, в которых присутствуют взаимные расчеты. В учетной политике важно предусмотреть как исключать эти взаиморасчёты между компаниями. Подходы могут быть совершенно разные, но эксперты «ИНТАЛЕВ» придерживаются следующих принципов:

  • Вместо перемещений ТМЦ/услуг — формируются операции реализации/поступлений.
  • В индивидуальной отчетности по ЦФО у одних отражается внутренний доход, у других –расходы.
  • При формировании отчетности по Холдингу возникает задача исключения внутренних оборотов, выполнения консолидирующих поправок.

Соблюдение этих принципов помогает исключению:

  • доходов и затрат;
  • Дт и Кт задолженности;
  • нереализованной прибыли.

Программа для управленческого учета и планирования 

Эффективная программа для управленческого учета и планирования должна быть комплексной, гибкой, адаптируемой под потребности любого бизнеса, масштабируемой. Большинство компаний при формировании потребности в автоматизации сталкиваются с такими типичными проблемами:

  • Несколько видов учета (бухгалтерский, налоговый, оперативный, производственный).
  • Автоматизация в различных программных продуктах (бухгалтерский учет в 1С, планирование и управленческий учет в Excel).
  • Разные неинтегрированные программные продукты для разных сфер учета.

Программы для автоматизации управленческого учета должны полностью покрывать управленческие задачи, которые стоят перед компанией в части учета, а также упрощать процесс ведения учета.

Типичные симптомы проблемного поля компаний:

  • Многократный ввод данных, дублирование данных.
  • Трудоемкость.
  • Информация не оперативная.
  • Информация противоречивая.
  • Информация не достоверная.

Зачастую, в больших компаниях, существует много точек ввода одних и тех же данных, из которых сложно понять, что является истиной. Причиной служит непродуманная методология, которой руководствуются не только финансисты, но и вся компания. Разные подразделения могут по-разному истолковывать и учитывать одни и те же хозяйственные события, хотя должны работать согласно одним и тем же принципам.

«ИНТАЛЕВ» – управленческий контур верхнего уровня, который строит управленческую отчетность по заранее продуманным правилам учета. «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» - это комплексная программа для управленческого учета и планирования на предприятии. Специалисты «ИНТАЛЕВ» придерживаются подхода, который в идеальном решении объединяет оперативный контур, бухгалтерский, производственный и пр. в одну управленческую систему.

В сущности, каждая хозяйственная операция должна единожды вноситься в учетную систему и раскладываться по нужным ячейкам информации. В бухгалтерском учете она делает одну проводку, в управленческом учете другую, в учете по МСФО третью, в оперативном контуре — четвертую, скорее всего более детализированную и т.п.

автоматизация управленческого учета


Специалисты «ИНТАЛЕВ» придерживаются следующих принципов в моделировании систем учета:

  • Управленческий учет первичен, задает требования (начинаем сверху, что хотим получить).
  • Интеграция оперативного, бухгалтерского и управленческого учета в единой системе.
  • Управленческий учет ведется с использованием управленческого плана счетов.
  • Гибкость системы. Возможна оперативная перенастройка методов учета, расчета себестоимости, ЦФО, бизнес-направлений и пр.

Как внедряются автоматизированные программы для управленческого учета

Автоматизированные программы для управленческого учета имеют определенную логику внедрения. В первую очередь, на основании требований к формам и расшифровкам итоговой отчетности разрабатывается управленческий план счетов (УПС). Анализируя статьи активов/пассивов, доходов/расходов компании, разрабатывается план счетов с той аналитикой, которая нужна для управленческого учета.

управленческий план счетов


Чтобы разработать управленческий план счетов, за основу можно взять бухгалтерский. Как правило, управленческий — более сжатый, но имеет более детальную аналитику на счетах ДР и ДДС.

Затем, настраивается трансляция данных из оперативного и бухгалтерского контуров — на УПС.

Трансляция настраивается по тем правилам, которые были продуманы специалистами ранее. Учетная политика в сущности является техническим заданием для настройки трансляции, правила которой могут быть совершенно отличны от правил бухгалтерского учета. Источниками данных трансляций могут быть любые оперативные регистры, регистры бухгалтерии, справочники, документы.

трансляции


 

Таким образом, на выходе компания получает итоговую управленческую отчетность в единой системе: Баланс, БДДС, БДР с возможностью декомпозиции любой строки до уровня документов, проводок, которые согласно правил определены событиями для управленческого контура.

Пример внедренной программы для управленческого учета 

На скриншоте из программы управленческого учета можем увидеть, что при регистрации события «реализация товаров и услуг» параллельно с бухгалтерскими формируются и управленческие проводки на управленческий план счетов.

 Таким образом, типовые первичные документы формируют блок фактических данных. Они могут быть также дополнены данными, которые регистрируются непосредственно в контуре «ИНТАЛЕВ». Это может быть распределение некоторых косвенных расходов, начисление курсовых разниц согласно управленческих правил, начисление амортизации основных средств (если правила их признания не совпадают с бухгалтерскими), регистрация прочих фактов хозяйственной деятельности, которые не учитываются в бухгалтерском или оперативном контурах и т.п.

avtomatizirovannaia-sistema-ucheta1.jpg


Для внесения плановых данных настраиваются отдельные формы в контуре «ИНТАЛЕВ», где предусматриваются все необходимые алгоритмы и механизмы для получения как отдельных функциональных бюджетов, так и итоговых бюджетов в виде Баланса, БДДС, БДР. Таким образом, появляется возможность получить план-фактный анализ в единой системе, в единых формах отчетов и аналитиках.

план фактный анализ

В процессе внедрения системы управленческого учета, компании часто сталкиваются с методологическими, техническими и организационными проблемами.

Основной проблемой методологического характера является отсутствие единой учетной политики, согласованной со всеми руководителями и пользователями отчетности, которые могут влиять на финансовые результаты компании. Поэтому сначала необходимо проработать методологию. Основная цель управленческого учета при разработке методологии — показать реальные показатели деятельности компании для собственника и топ-менеджмента, ее финансовый результат, доходность, активы/пассивы.

Как правило, не бывает неразрешимых технических проблем, но часто случаются сложности. Необходимо оценить насколько результаты, полученные от решения этой проблемы, будут сопоставимы с затратами на ее решение. Мы часто приходим в компанию, где уже есть как-то настроенный управленческий учет, есть какие-то регистры, отчеты, данные. И слепо следовать стандартам «нужно так» неправильно, ведь можно все поломать и не запустить систему. Поэтому важно с минимальными изменениями и максимальным эффектом работать с текущей учетной системой.

Организационные являются, наверное, самым важным типом проблем, на которые следует обратить внимание. Во время проекта внедрения просто необходимо, чтобы главный заказчик проекта, главный спонсор постоянно уделял проекту внимание, чтобы присутствовал спрос результатов. Тогда команда и со стороны заказчика, и со стороны исполнителя будет всегда мобилизована. Если все работают на общий результат – он не заставляет себя ждать.

 Резюме. Основные принципы построения системы управленческого учета:

  • Изначально самая главная задача: проработать Учетную политику – первый и важнейший документ системы, определяющий «правила игры» для всех участников, кто хоть как-то влияет на финансовые результаты компании
  • БДР, БДДС, Баланс и не отчетом меньше.
  • Автоматизация на плане счетов.
  • Автоматизация в единой информационной системе.

«ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» - это мощный программно-методический комплекс для автоматизации управления финансами компаний различных сфер бизнеса.

 

Комментарии

comments powered by Disqus