Украина: Киев
UKR
Контакты
в регионах

Контакты в регионах

Свернуть
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua

+38 (044) 537-74-11

sales@intalev.com.ua

Автоматизация финансов ресторана

Автор(ы): Юхно Т.

Комплексная автоматизация ресторана или кафе включает в себя автоматизацию различных функциональных областей: производство и склад, автоматизация финансов и оперативный учет, управление зарплатой и кадрами ресторана, управление лояльностью гостей, управление бронированием столиков, электронное меню, программное обеспечение для кассового оборудования и др.  Для автоматизации каждой функциональной области предприятий общественного питания существуют специализированные программные продукты.

На примере выполненного проекта экспертами «ИНТАЛЕВ» для сети ресторанов рассмотрим комплексную автоматизацию финансового управления: автоматизация оперативного учета, бухгалтерского и налогового учета, кадрового учета и расчета заработной платы, бюджетирование, управленческий учет, управление денежными потоками.

Справка о сети ресторанов

«Сушия» – рестораны современной японской кухни. На момент реализации проекта компания насчитывала 34 ресторана в 12 регионах Украины, которые ежемесячно обслуживают более 350 000 Гостей. «Сушия» использует единые стандарты для всех ресторанов, начиная от месторасположения, оформления интерьера и заканчивая ценообразованием и содержанием меню.

Интенсивный рост и развитие сети привели к необходимости оптимизации и автоматизации финансов ресторана:

  • Необходимость разработки и формализации единой методологии бюджетного управления и управленческого учета для последующей автоматизации.
  • Необходимость автоматически получать сводную консолидированную отчетность и бюджеты по всем ресторанам и подразделениям центрального офиса.
  • Необходимость оперативно получать информацию о деятельности компании по ключевым показателям.
  • Необходимость автоматизации процесса согласования платежей, контроля лимитов.

По результатам проведенной диагностики текущего состояния ООО «Сушия» специалистами «ИНТАЛЕВ» было предложено модернизировать и упорядочить архитектуру информационных систем.

Первоначально схема информационных потоков подразумевала огромное количество обменов между множеством баз: фронт-базами ресторанов, отдельными консолидирующими базами Киева и регионов, базами по складскому учету (каждого ресторана и консолидирующие), база для ведения бухгалтерского учета, отдельная база по ведению учета платежей, база учета зарплаты. Тем не менее, отчеты P&L и Cash Flow формировались вручную в Excel.

Благодаря прогрессивности компании, и несмотря на сложную запутанную архитектуру, контроль план-фактных отклонений и актуализация планов проводилась не реже двух раз в месяц. Однако это требовало дополнительных трудозатрат и не могло гарантировать достоверности информации, поскольку цифры собирались вручную из разных учетных систем каждым директором ресторана отдельно и консолидировались в центральном офисе.

Экспертами «ИНТАЛЕВ» была разработана новая архитектура, позволяющая существенно сократить количество информационных баз и обменов данными. Новая архитектура дала возможность избавиться от части существующих баз, обменов и Excel-файлов (кроме фронт-баз), заменив их единой информационной системой на базе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» + «1С: Предприятие 8.2. Управление торговым предприятием».

На старте проекта был разработан план перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо». Автоматизация ресторана включала следующие этапы:

  • Разработка методологии управленческого учета и бюджетирования.
  • Автоматизация бухгалтерского и налогового учета на 1С: Предприятие 8.2 Управление торговым предприятием.
  • Автоматизация оперативного учета.
  • Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы.
  • Внедрение управленческого учета.
  • Внедрение бюджетного планирования.
  • Внедрение автоматизированного Процесса согласования платежей

Разработка методологии управленческого учета и бюджетирования

Разработку методологии управленческого учета начали с оптимизации состава управленческих статей (Статей БДДС и БДР), так как статьи являются основой, как для разработки управленческих хозяйственных операций, так и для разработки структуры отчетов P&L и Cash Flow.

На основе статей, а также требований собственников к итоговым отчетам, разработали управленческую учетную политику, которая включала в себя описание стандартов учета:

  • периодов начисления для статей доходов\расходов. Например, расходы по аренде должны были начисляться на основании актов поставщиков услуг, а расходы на связь должны были относиться на расходы в момент платежа и т.п.
  • учета движения ТМЦ. Для целей управленческого учета все ТМЦ были разбиты на 2 группы: продукты и инвентарь.
  • правил учета подарочных сертификатов. Сформировали принципы продажи, дарения, а также расчета подарочными сертификатами в ресторанах.

Также был разработан Управленческий план счетов с техникой отображения информации на нем и определения управленческих аналитик. На основании разработанной методологии были актуализированы техники формирования P&L, Cash Flow, а также была разработана структура и техника формирования первого Управленческого баланса для компании «Сушия».

Результатом проработки методологии управленческого учета стали: Положение о финансовой структуре, Положение о бюджетах, Положение об управленческой учетной политике, которые вобрали в себя все стандарты учета.

Были сформированы Требования к конфигурации в целях управленческого учета. Далее проект перешел в стадию внедрения 1С: Предприятие 8.2 Управление торговым предприятием (далее 1С УТП)

Автоматизация оперативного учета на базе 1С УТП

В процессе автоматизации оперативного учета был проведен ряд интервью с ключевыми владельцами процессов логистики и производства и сформировано техническое задание на доработку типового функционала 1С УТП. Разработанный функционал позволил автоматизировать все основные учетные процессы деятельности Заказчика.

  • Автоматизирована ордерная схема перемещения между складами;
  • Автоматизирован складской учет всех мест хранения сырья и готовой продукции (в т.ч. локально складской учет каждого ресторана);
  • Автоматизирован производственный процесс: на основании данных о продажах ресторанов из системы фронт-офиса, а также введенных в систему калькуляций автоматически каждый день ресторан формирует документы по выпуску готовой продукции.
  • Реализованы механизмы обмена с системой фронт-офиса;
  • Автоматизирован централизованный ввод данных о ценах, скидках, акциях, подарочных сертификатах в УТП, с последующей передачей в системы фронта;
  • Реализован блок по планированию мастер-графиков на ресторанах;
  • Разработано множество отчетных форм по учетным контурам: Анализ выпуска блюд, Запасы (склад), Анализ закупок, Анализ продаж, Анализ заказов, Анализ цен и прочее;
  • Настроены права и интерфейсы для разных категорий пользователей.

Автоматизация оперативного учета на базе 1С: УТП с доработками под специфику Заказчика позволила заменить множество разных баз на единую систему. В системе ежедневно работают около 140 пользователей. Актуальную информацию по складским остаткам, продажам, взаиморасчетам, остаткам по кассе можно ежедневно использовать для принятия управленческих решений. Ведение оперативного учета в единой базе позволяет вести полноценный управленческий учет, используя в качестве источника данных единую информационную базу. Выбор платформы 1С позволяет довольно быстро настраивать учетную систему под часто изменяющиеся процессы динамичной компании Заказчика.

Автоматизация бухгалтерского и налогового учета на 1С: Предприятие 8.2 Управление торговым предприятием

В рамках внедрения модуля был использован типовой функционал конфигурации с минимальными доработками системы. Система оперативно обновляется под новые релизы и позволяет поддерживать отчетные формы в актуальном состоянии.  Автоматизация бухгалтерского и налогового учета на конфигурации Управление торговым предприятием для Украины обеспечивает решение всех задач, которые стоят перед бухгалтерской службой предприятия. Типовой функционал позволяет избежать учетных ошибок, а использование регламентированных отчетов значительно экономит время в отчетный период.

Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы

Основной задачей внедрения модуля было ведение в единой учетной системе всех кадровых документов, автоматический расчет и выплата зарплаты. Для автоматизации кадрового учета использован типовой функционал 1С УТП с доработками под специфику Заказчика: ведение дополнительных коэффициентов оплаты труда, автоматическое заполнение кадровых документов на основании данных штатного расписания, возможность ведения сотрудников по разным учетным контурам. Для учета фактически отработанного времени сотрудников ресторана реализован механизм получения табелей с разбивкой по дневным, ночным и праздничным часам.

Внедрение модулей кадрового учета и расчета заработной платы позволяет решать задачи кадрового делопроизводства согласно законодательным нормам, проводить анализ кадрового состава и компетенций работников ресторана, управлять денежными расчетами с персоналом.

Внедрение управленческого учета

После того, как было закончено внедрение бухгалтерского и оперативного учетов, команда проекта перешла к настройке трансляции данных из системы на управленческий план счетов, в соответствии с теми правилами, которые были определены на этапе методологии.

Трансляция данных на управленческий план счетов представляла собой довольно сложный алгоритм, поскольку итоговые управленческие данные содержали в себе оперативную информацию, которая собиралась от регистра движения запасов и от первичных документов, содержащих в себе признак «Отражать в управленческом учете». Кроме того, алгоритм был настроен таким образом, что позволял трактовать некоторые операции отличным образом, нежели они были отражены в бухгалтерском и оперативном учетах. Например, в бухгалтерском или оперативном учете кухонный инвентарь перемещался со склада центрального офиса на склад ресторана, при этом на управленческом плане счетов сразу же формировалась проводка на расходы по данному ресторану, а если инвентарь перемещался на ресторан, который еще находится в стадии инвестирования, тогда данные затраты капитализировались в управленческом балансе.

После того, как собрали управленческий факт, необходимо было настроить ряд процедур по распределению расходов в конце месяца, а именно:

  • распределение расходов бумажной продукции (салфетки, ошибори (влажные полотенца) и прочее) между рестораном и его подразделением доставки;
  • распределение зарплаты сушистов между рестораном и его подразделением доставки;
  • распределение затрат маркетинга по установленному проценту в финансовый результат ресторанов;
  • распределение затрат центрального офиса на финансовый результат ресторанов.

Несмотря на распределение расходов подразделений центрального офиса на рестораны, отчетность была настроена таким образом, что позволяла отобразить данные расходы, как в разрезе подразделений центрального офиса (маркетинг, финансы, девелопмент, логистика и т.п.), так и в структуре P&L ресторана в составе не контролируемых расходов. Таким образом, получили возможность автоматического формирования в системе итоговых отчетов P&L, Cash Flow.

Реализация блока Управленческого учета предоставила возможность автоматически формировать итоговую управленческую отчетность, собирая данные с различных регистров системы по правилам, совершенно отличным от бухгалтерских. Кроме того, теперь автоматизированы различные трудоемкие процедуры распределения расходов между ЦФО по итогам отчетного периода. Существенным плюсом стала возможность специалистов подразделений самостоятельно контролировать факт выполнения своих бюджетов и обязательств перед поставщиками без помощи специалистов финансового департамента.

Внедрение системы бюджетирования

После получения факта перешли к бюджетному планированию. Общая схема планирования в «Сушия» выглядела таким образом: на основании стратегии на предстоящий год строилось дерево основных бюджетов:

  • Бюджет маркетинга,
  • Бюджет продаж,
  • Бюджеты инвестиций в новые рестораны,
  • Бюджет закупок продуктов,
  • Бюджеты операционных расходов ресторанов.

Параллельно формировались Бюджеты подразделений Центрального офиса.
Логика и последовательность планирования отобразились в виде настроенных проформ планирования, посредством которых подразделения вносят свои бюджеты. 

Журнал проформ     


Рис. Журнал проформ

Некоторые бюджеты планируются отдельно, а некоторые взаимосвязаны в последовательную цепочку: так Бюджет Net Food (себестоимости блюд) тесно связан с количеством транзакций (продаж), которые запланированы в Бюджете продаж. 

 

Бюджет Net Food

Рис. Бюджет Net Food

Важными бюджетами в «Сушия» являются Бюджет маркетинга и Бюджет инвестиций, которые требуют отдельного согласования с Генеральным директором. Кроме статей в данных бюджетах используется аналитика Маркетинговые и Инвестиционные активности. После того, как такой бюджет завизирован Генеральным директором, изменения в него вносить запрещено (в т.ч. программно). Соответственно, контроль выплат и план-фактный анализ осуществляется в разрезе активностей.

Отдельную процедуру согласования проходят Бюджеты операционных расходов ресторанов, которые составляются директорами ресторанов. Данные бюджеты содержат в себе различные механизмы ввода плановых сумм: процентом от продаж, путем расчета от плановой цены, методом ручного ввода, - т.к. для разных статей могут понадобиться разные механизмы. После того, как составитель окончил редактирование, бюджеты проходят последовательное согласование сначала с Консультантом ресторана, а потом с Операционным директором Компании.

Проформа Бюджет операционных расходов ресторанов

Рис. Проформа Бюджет операционных расходов ресторанов

После внесения и согласования всех бюджетов они автоматически консолидируются в итоговые бюджетные формы (P&L, Cash Flow, Balance).

Топ-менеджмент и финансисты имеют возможность в режиме «онлайн» видеть процесс внесения бюджетов разными ЦФО, получая консолидированные бюджеты, как по группам ЦФО так и по Компании в целом. Разработанная технология позволяет хранить в системе все плановые сценарии компании: годовой бюджет, месячный, откорректированный годовой, а так же скользящие сценарии, позволяющие оценить итоговые результаты в середине года, совмещая фактические данные с плановыми.

Внедрение системы оперативного управления денежными средствами

Далее проектная команда приступила к автоматизации системы управления денежными средствами.

  • Автоматизация Бизнес процесса согласования платежей. В «Сушия» было выделено два типа заявок: Заявка обычная и Заявка корпоративная. Обычная заявка представляет собой электронную форму инициации платежа от одного ЦФО.

Заявка на выплату ДС
Рис. Заявка на выплату ДС

В такой заявке Инициатор указывает всю необходимую информацию по платежу и вкладывает Документ-основание (электронная скан-копия бумажного документа). Далее Заявка проходит процедуру согласования.

Маршрут согласования зависит от ряда факторов: в бюджете заявка или нет, валютная заявка или нет, инвестиционный бюджет или операционный, инициатором является ресторан или подразделение центрального офиса и т.п. Удобство состоит в том, что инициатор самостоятельно по схеме процесса отслеживает, на какой стадии находится согласование, а в случае оплаты или отказа – ему приходит соответствующее уведомление.
Корпоративная заявка запускается в том случае, когда необходимо согласовать платеж сразу по нескольким ЦФО. Например, согласование расходов на Такси – поставщик услуг один и платежка должна быть одна, а ЦФО несколько, соответственно, руководители ЦФО должны подтвердить суммы, выставленные поставщиком услуг.

  • Формирование Платежных поручений и Кассовых ордеров, которые планируются к оплате в ближайшее время, на основе Заявок, прошедших все стадии согласования.

После того, как платежка становится оплаченной, она автоматически попадает в фактический отчет Cash Flow. 

фактический отчет Cash Flow

Внедрение автоматизированного Процесса согласования платежей значительно оптимизировало процессы, связанные с выплатой денежных средств. Теперь в системе хранится история каждой заявки: кто инициировал, кто согласовал, на основании какого подтверждающего документа, когда оплатили, и когда должны были оплатить, и т.п. Также, заявка «умеет» самостоятельно сопоставляться с остатком бюджета и определять необходимый маршрут своего согласования. А инициаторы могут отслеживать стадию данного согласования. Большим удобством является то, что заявка вносится в систему единожды, так как платежный документ формируется от согласованной заявки автоматически и уже содержит в себе всю необходимую управленческую информацию.

Результаты

В результате активной работы проектных команд в сети ресторанов Сушия внедрена единая комплексная автоматизированная система управления, которая охватывает основные уровни управления. В единой системе объединены все данные о работе компании (финансы, персонал, продажи, и др). Финансовые потоки предприятия всегда находятся под контролем руководства. Топ-менеджмент имеет постоянный доступ к наиболее актуальной информации, регулярно получая достоверную управленческую финансовую отчетность в разрезе необходимых аналитик.


Запросить презентацию проекта по разработке системы управления финансами



+38 (044) 537-74-11

sales@intalev.com.ua