Украина: Киев
UKR
Контакты
в регионах

Контакты в регионах

Свернуть
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua

+38 (044) 537-74-11

sales@intalev.com.ua

Управление финансами предприятия медиа-бизнеса

Автор(ы): Инталев
Качественное управление финансами предприятия для бизнесов с разными направлениями деятельности, имеющими разветвленную структуру, территориально распределенных, дает возможность централизовать процессы управления в единой системе, унифицировать правила учета и планирования, синхронизировать управление денежными потоками, получать консолидированную отчетность в целом по группе и в разрезе отдельных бизнес-направлений, оперативно реагировать на отклонения. 

Медиа-компании - это динамичные структуры, для которых характерны интенсивный рост, диверсификация деятельности, добавление новых бизнес-направлений и проектов. Это приводит к необходимости изменений внутренних процессов и систем, формирует требования к информационной системе управления: 
  • Необходимость в упорядочивании и модернизации системы управленческого учета и отчетности
  • Необходимость оптимизации архитектуры баз данных и обменов между ними для получения консолидированного факта. 
  • Необходимость оперативного получения отчетности о движении денежных средств, о прибылях и убытках, баланса в разрезе телеканалов, юридических лиц и в целом по группе. 
  • Необходимость получать сводную консолидированную отчетность автоматически, а не вручную, как это делалось до сих пор. Это позволило бы минимизировать количество механических ошибок, упростить и улучшить качество проверки достоверности и полноты составляемой отчетности. 
  • Необходимость автоматизации бюджетного планирования, получения консолидированных бюджетов о движении денежных средств, о прибылях и убытках, баланса в разрезе телеканалов, юридических лиц, проектов и в целом по группе.
  • Необходимость в удобном инструменте для план-фактного анализа в единой системе. 
  • Необходимость регламентации и автоматизации общегруппового процесса согласования платежей (с учетом применения лимитов, бюджетного контроля и пр.)
Рассмотрим процесс постановки и автоматизации системы управления финансами предприятия на примере выполненного проекта для телеканала ИНТЕР. Этапы, цели и задачи, используемые решения и др. в рамках каждого проекта могут отличаться, но общая логика процесса при этом будет сохранена. 

ЭТАПЫ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСАМИ ПРЕДПРИЯТИЯ 

Первым этапом проекта внедрения системы управления финансами на предприятии есть «Концепция и дизайн проекта», в рамках которого определяются цели проекта, этапы и результаты работ, рамки проекта, сроки, стоимость, возможные риски и способы их нивелирования, состав проектных команд и другие важные составляющие проекта. 

Целью рассматриваемого проекта стало создание единой автоматизированной системы для формирования пакета необходимой управленческой отчетности, как консолидированной по группе, так и отдельно по каждой компании. В ходе проекта к настройке учета и консолидации фактических данных добавились также работы по автоматизации бюджетирования и план-фактного анализа и согласование заявок на оплату. Таким образом, в компании был реализован комплексный проект по постановке и автоматизации системы управления финансами предприятия. 

Этап Управленческий учет и консолидация 

Основной задачей, стоявшей перед проектными командами, было сокращение времени и повышение качества информации при подготовке управленческих отчетов, предоставляемых собственникам. 

Еще до начала проекта было решено, что основой для управленческого учета будут данные бухгалтерского учета, поэтому для компании было критично важно разработать учетную политику бухгалтерского учета, отвечающую как национальным стандартам, так и внутренним требованиям руководства компании к данным управленческого учета. 

Компания самостоятельно разработала методологию управленческого учета, которая в ходе проекта была дополнена в части консолидации данных управленческого учета: дорабатывались методики исключения внутригрупповых задолженностей, оборотов и наценок.

Параллельно с проектом команда заказчика занималась унификацией и стандартизацией бухгалтерской учетной политики для всего холдинга. 

В ходе работ по автоматизации были учтены особенности, характерные для деятельности компании-заказчика. Об изменениях, которые были внесены в систему, и пойдет речь далее. 

ИТ-архитектура проекта 

На момент начала проекта в компании использовались или готовились к внедрению несколько различных конфигураций 1С для разных бизнес-юнитов. В результате проведенной инвентаризации выяснилось, что конфигурация «1С: Управление Торговым Предприятием» (далее 1С: УТП), доработанная собственными силами для телеканалов, покрывает более 90% потребностей всех бизнесов. Для оптимизации ИТ-структуры и уменьшения трудозатрат на обновление, сопровождение баз и обмен данными с управленческим контуром бухгалтерский учет был переведен в идентичные конфигурации 1С 8.2 УТП. 

Информация из баз бухгалтерского учета загружается в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» для формирования управленческой отчетности. Для упрощения передачи данных в центральной базе в контуре «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» были созданы два универсальных плана счетов: отдельно для данных бухгалтерского и управленческого учетов. Был настроен механизм автоматической интерпретации и трансляции бухгалтерских данных в управленческий контур.

Благодаря механизму загрузки в центральной базе можно детализировать отчетность, в том числе до каждой бухгалтерской проводки и документа. Кроме того, при необходимости можно быстро найти документ в исходной базе. 
Дополнительно в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» проводится перераспределение доходов и расходов между разными центрами финансовой ответственности. 
перераспределение доходов и расходов между ЦФО
 
 Рис. 1. Схема структуры и источников управленческих данных 

Исключение внутригрупповых оборотов и остатков 

Для консолидированного учета была разработана схема проводок для автоматического исключения внутригрупповых оборотов. 

Во-первых, на план счетов было добавлено отдельное измерение Тип операций, в которое записывается сущность проводки – данные, транслируемые из бухгалтерского учета, или проводимые консолидационные корректировки. 
Во-вторых, был выделен отдельный счет, на который по определенным правилам автоматически транслируется корректировочная проводка для консолидации (сторно по внутригрупповым доходам и расходам). При отсутствии ошибок во внесении первичных данных по итогу месяца на счету формируется нулевое сальдо. В-третьих, был выделен отдельный балансовый счет для учета всех внутригрупповых взаиморасчетов. При отсутствии ошибок во внесении первичных данных в целом по группе на счету всегда формируется нулевое сальдо. Таким образом, внутренние задолженности сразу же исключаются из консолидированного баланса. 

Благодаря внесенным изменениям все отчеты в ГК «ИНТЕР» можно построить как по первоначальным данным (т.е. до консолидационных корректировок) для отдельных организаций, так и уже консолидированные отчеты. 

Отдельной сложной и интересной задачей была консолидация учета контента (программ/фильмов/сериалов и т.д.) с исключением внутренних наценок. 

Результаты этапа 

Создана единая информационная база данных, которая включает в себя данные бухгалтерского учета и управленческого учета. 

Настроены обмены информацией между базами данных и «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» с частотой, необходимой для получения оперативной отчетности. Система позволяет оперативно формировать управленческую отчетность как отдельно по каждой организации, так и консолидированный отчет по группе. При этом, в отчетах по группе компаний есть возможность получения расшифровок в разных аналитических разрезах (ЦФО, Организация, Контрагент и т.п.). 

В системе реализована возможность вести учет программ/фильмов/сериалов и т.д. как по исторической стоимости для организации, так и по консолидационной стоимости (т.е. без учета внутригрупповых наценок). 

Этап Бюджетное планирование 

Изначально проект предполагал только консолидацию управленческого учета, однако в процессе реализации работ стало ясно, что удобнее перенести и фактические, и бюджетные данные в одну систему. Это позволило бы легче и быстрее проводить план-фактный анализ в любых разрезах и с разным уровнем детализации. Так, к проекту добавилась еще одна задача – настройка системы бюджетирования. 

За основу была взята существующая модель бюджетного планирования. В первую очередь проектные команды продумали схему и порядок составления бюджетов, а также разработали формы для внесения плановой информации по каждому подразделению. 
Было предусмотрено два основных сценария для бюджета: 
  1. Годовой план. План вносится с помощью проформ непосредственно в систему, до начала периода. По годовому плану можно сформировать весь комплект итоговой отчетности. 
  2. Уточненный план. При первоначальном внесении бюджета годовой и уточненный планы полностью идентичны, но в ходе операционной деятельности плановые данные уточняются и корректируются. 
Для удобства работы с системой, все возможные процедуры внесения бюджетов были автоматизированы. Например, износ автоматически насчитывается сразу при внесении начальных остатков и/или при приобретении ОС; при внесении бюджета расходов/доходов автоматически создается бюджет платежей/поступлений и т.д. Бюджет внутригрупповых поступлений также автоматически формируется от бюджета внутригрупповых платежей – это позволяет исключить расхождения при консолидации отчетности. 

Результаты этапа 

В результате проведенных работ в Группе компаний выстроена прозрачная система бюджетного планирования, упорядочен сам процесс планирования, формирование бюджета ведется в единой базе, а данные собираются по унифицированным формам ввода. Это позволило сократить сроки и трудозатраты на подготовку планов при одновременном повышении надежности итоговых данных. 

Система позволяет проводить план-фактный анализ управленческой отчетности как отдельно по каждой организации, так и консолидировано по группе. 

Этап Платежный календарь 

В компании совершается в среднем около 150 платежей в день, в пиковые дни количество платежей может превышать 450. В связи с этим холдингу потребовался единый подходящий для всех юридических лиц порядок проведения платежей, который сделал бы процесс согласования более простым и прозрачным. Первым шагом стало описание бизнес-процесса согласования заявки для Компания. 
платежный календарь заявка
 
 Рис. 2. Схема бизнес-процесса согласования платежа и его оплаты 

На этапе детальной проработки бизнес-процесса стало очевидно, что задача согласования платежа затрагивает ряд других задач. 
Во-первых, заявку необходимо проверить на наличие средств в бюджете. Во-вторых, бюджет для заявок должен отличаться от годового бюджета: быть более актуальным (т.е. создаваться перед началом месяца) и связанным с уже заключенными договорами и обязательствами по ним. Следовательно, необходимо вести учет плановых обязательств по договорам. И эти обязательства должны быть учтены при создании плана на месяц. 

Была разработана проформа «Карточка договора», в которую вносится вся плановая информация по договору: с момента создания до момента завершения взаимоотношений по нему. Со временем в договор могут вноситься изменения, пересматриваться даты оплат/актов. Самая актуальная информация по договору всегда хранится в этом документе. 

Также проектные команды разработали и настроили документ для внесения плана платежей на месяц. План платежей автоматически заполняется на основании текущих планов оплат по договорам и своевременно не оплаченных сумм, запланированных к оплате ранее. 

На следующем этапе была разработана единая для всех организаций форма Заявки на оплату, которая позволяет: 
  • Вводить все необходимые данные об основании выплаты. 
  • Проверить рамки бюджета при вводе Заявки на оплату по организации, статье, ЦФО, проекту.  
  • Видеть управленческие данные о выплате: подразделение, проект, статью. 
  • Четко идентифицировать заявителя или ответственного (исполнителя по счету).
  • Прикреплять в электронном виде документ-основание. 
  • Видеть состояние заявки и плановую дату оплаты. 
  • Автоматически создавать на основании заявки платежные документы. 
Непосредственно из заявки заявитель или согласовывающий может также сформировать ряд отчетов, которые позволяют ему более точно сориентироваться в необходимости платежа. В частности, можно сформировать отчет по бюджету и его выполнению, а также отчет по дебиторской/кредиторской задолженности получателя платежа.

В рамках единого для всех организаций процесса согласования Заявки была настроена возможность включать/исключать некоторых согласовывающих из процесса путем назначения ответственных за задачу. Процесс получился одновременно прозрачный и универсальный, а также гибкий, позволяющий подстроиться под задачи, потребности и размеры каждого юридического лица в группе. 

Участники процесса имеют возможность получать электронные уведомления о поставленных задачах или ключевых событиях с Заявкой. После согласования Заявки вышестоящим согласующим, Заявка не может быть отредактирована и становится доступна только для просмотра. В самой Заявке выводится статус ее согласования. Для того, чтобы увидеть, на каком этапе согласования находятся все заявки, можно построить сводный отчет. 

Финансовый директор группы для утверждения платежей на текущий день использует реестры. Реестры формируются отдельно по каждой организации и заполняются автоматически теми заявками, по которым подошел срок оплаты. 

Перед утверждением реестра Финансовый директор может ознакомиться с тем, как сегодняшние платежи повлияют на остатки на счетах, с учетом внутригрупповых перечислений. Для быстрого получения начальных остатков по счетам по состоянию на утро настроили процедуру загрузки остатков из банка.

При внедрении системы оперативного управления денежными средствами сохранен принцип одноразового внесения информации в учетную систему. На основании заявок, согласованных Финансовым директором, автоматически создаются заполненные платежные документы (платежные поручения и кассовые ордера) и выгружаются в базы первичного учета по установленному регламенту (каждые 5 минут). Подтверждение оплаты происходит в базе первичного учета. После чего, при загрузке фактических данных в центральную базу, формируется факт Движения Денежных Средств (ДДС). 

Для сравнения запланированных к оплате и фактически оплаченных сумм настроено несколько соответствующих отчетов. При этом план-фактный анализ можно проводить по любым аналитикам управленческого учета. 

В целях безопасности в системе разграничены группы доступа по организациям, ЦФО, статьям ДДС, проектам. Благодаря этому пользователь видит только доступные ему данные. 

Результаты этапа 

В ходе работ разработаны методология и регламент планирования и осуществления платежей, определены лица, ответственные за подачу заявок на платеж и их утверждение. 

Заложенные механизмы автоматически контролируют Заявку на соответствие бюджету, что позволяет не допускать перерасхода средств. В единой системе хранится полная информация о всех заявках на оплату с историей согласования по каждой. Инициатор может самостоятельно контролировать процесс согласования платежей и факта оплаты. 

Для удобства работы финансового директора настроены автоматизированные реестры платежей.

Платежные поручения формируются автоматически с разнесением всех управленческих аналитик для Отчета по движению денежных средств. Сразу после импорта выписки из Клиент-банка компания имеет практически полный Отчет о движении денежных средств в разрезе статей, ЦФО, самих заявок. 
Благодаря использованию электронного архива и электронных сканов счетов и договоров исключен бумажный документооборот. 

Слагаемые успешного внедрения системы

 Важными составляющими успешности проекта есть вовлеченная команда и лидер (менеджер проекта). В рассматриваемом нами проекте, управление было организовано качественно: менеджер проекта, обеспечивала быструю и эффективную коммуникацию со всеми вовлеченными в проект сотрудниками, финансовый директор компании обеспечил высококвалифицированных профессионалов в команду проекта. В целом вся проектная команда активно работала в проекте, креативно и комплексно подходила к постановке задач и проявляла заинтересованность в достижении наилучших результатов. 

Результаты проекта по постановке и автоматизации управления финансами предприятия 

В результате комплексного проекта компания получила единую автоматизированную информационную систему, аккумулирующую все необходимые данные для принятия управленческих решений как отдельно по компаниям, проектам или продуктам, так и консолидировано по всей группе компаний. Консолидация данных бухгалтерского и управленческого финансового учета в одной базе позволяет видеть реальное состояние дел в холдинге, анализировать в различных разрезах, оперативно реагировать на отклонения от запланированных результатов. Актуализация и автоматизация бизнес-процесса осуществления платежей позволила взять под более тщательный контроль движение денежных средств, улучшить финансовую дисциплину и повысить эффективность использования бюджетов. 


int_logo.png
 Справка о компании

"Интер" - общенациональный телеканал, бессменный лидер украинского эфира с 1996 года. Успех канала обеспечивается четким соблюдением концепции семейного канала, учитывающего потребности всех социальных и возрастных групп населения, а также мощной базой собственного производства. На данный момент в эфир "Интера" выходят развлекательные шоу, концерты, ток-шоу, социальные проекты, игровые шоу и познавательные программы.


Запросить презентацию проекта по разработке системы управления финансами



+38 (044) 537-74-11

sales@intalev.com.ua