Украина: Киев РоссияКазахстан
UKR
Контакты
в регионах

Контакты в регионах

Свернуть
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua
РоссияМосква тел: +7 (495) 223-27-93 e-mail: info@intalev.ru
РоссияНовосибирск тел: +7 (383) 203-53-95 e-mail: info@intalev-siberia.ru
КазахстанАлма-Ата тел: +7 (727) 311-07-96 e-mail: info@intalev.kz

+38 (044) 537-74-11

sales@intalev.com.ua

Какие изменения происходят в компании при внедрении ERP системы

Автор(ы): М. Волошин
Максим Волошин, консультант по управленческим технологиям украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

В последние несколько лет внедрение ERP систем в компаниях увеличилось на порядок. И это объяснимо: бизнес развивается революционно быстро, масштабы компаний изменяются прямо на глазах. Руководство предприятий не успевает контролировать весь бизнес- процесс- объем информации возрастает несоизмеримо с объемами бизнеса… В таких ситуациях руководители компаний начинают искать системы, которые могут упорядочить информационные потоки компании, выделить из них самое главное.

Максим Волошин,
консультант по управленческим технологиям украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

Внедрение ERP системы направлено на построение замкнутого цикла

Изменения в системе управления

При принятии решения о внедрении или невнедрении у себя ERP-системы руководителю необходимо знать, какие изменения произойдут в его компании управления, управления персоналом и технического обеспечения.

Внедрение ERP системы. Актуальность и тенденции

Однозначно можно сказать, что система управления становится более зрелой и совершенной. Мы рассматриваем управление компанией как цикл управления (целеполагание планирование - исполнение - контроль - анализ - управленческая корректировка целей, планов). К сожалению, во многих компаниях на сегодняшний день такой цикл не работает. Многие руководители пытаются наладить цикл управления в своих компаниях/подразделениях и при этом сталкиваются со множеством тяжело решаемых задач. В результате получается картина, когда, например, коммерческий директор смог наладить планирование в своем подразделении, а служба производства в силу всевозможных причин не смогла. В результате коммерческий отдел не смог согласовать свои планы с планами производства, наступил отчетный период и, несмотря на все усилия менеджеров по продажам, компания не смогла реализовать все, что было запланировано. Узким местом оказалось производство, которое просто оказалось не готово к таким темпам продаж. И как бы эффективно не управлял коммерческий директор своим подразделением, его планы не были реализованы. Причина? В данном примере – нет замкнутого цикла планирования по компании. Таких примеров можно собрать множество, результат один – цикл управления не работает. Внедрение ERP-системы зачастую является стимулом (а иногда, в зависимости от выбранной системы, – просто жесткой необходимостью) для изменения некоторых бизнес-процессов компании, добавления в компании новых процессов. Например, тот же процесс планирования в компании вообще мог отсутствовать, а при внедрении системы автоматизации компания, используя консалтинговые услуги либо самостоятельно, описывает свои бизнес-процессы. Если вернуться к описанному выше примеру, то после внедрения ERP-системы планы по продажам будут автоматически консолидироваться и передаваться в отдел производства для последующего планирования производственной деятельности. 

Внедрение ERP решает проблему интерпретации информации

При отсутствии единой учетной системы в компании перед каждым руководителем внутри компании возникают задачи автоматизации планирования, финансового анализа деятельности. Как правило, такие задачи начинают решаться нецентрализованно: различными людьми, различными методами. Таким образом и возникают расхождения в учетной политике компаний холдингов, расхождения в системах автоматизации (даже внутри одной компании). Ситуация складывается так, что одна и та же информация по-разному интерпретируется, на один и тот же запрос руководителя два человека принесут две разные цифры! Это усложняет процесс контроля, снижается коэффициент управляемости. Внедрение многофункциональной автоматизированной системы учета непременно ведет к унификации учетной политики холдинга. ERP-система становится своеобразным хранилищем информации – информации которая одинаково интерпретируется и которая едина! Если руководитель компании хочет узнать прибыльность проекта, то он знает где эту информацию взять, он не тратит время на обдумывание того к кому бы обратиться за информацией, у кого потом ее проверить… И еще один важный момент: порой определенное решение менеджера может другому человеку показаться неожиданным, нелогичным. Так вот – этот другой человек может без особого труда увидеть ту же информацию, что и менеджер который принимал такое решения. Если вернуться к концепции цикла управления, то, очевидно, что на каждом этапе ключевым фактором в принятии решений является оперативная, достаточная и достоверная информация. 

При внедрении ERP системы изменяется система управления персоналом

Систему управления интересно рассматривать с точки зрения центров принятия решений. То есть – управления в компании осуществляется там, где принимаются решения. Если копнуть еще глубже, то можно сказать что компанией управляют люди, чьи решения воплощаются в конкретные действия сотрудников компании. Взвешенные решения способны принимать люди, которые владеют необходимой информацией. Нередко нам приходилось сталкиваться с ситуацией, когда важность человека в компании определялась не столько его профессиональными качествами, сколько возможностью узнать от него какую-то цифру. Сотрудник становился важным не потому что мог как-то особенно интерпретировать числа, а просто потому что у него на компьютере есть множество сложных и запутанных табличек с числами, потому что у него в подчинении есть пару операционистов, которые ежедневно вручную корректируют эту информацию… Внедрение ERP-системы выравнивает людей в возможности получения необходимой информации и происходит небольшая корректировка значимости сотрудников в компании. Именно такие люди, как правило, оказывают самое большое сопротивление изменениям.

Внедрение ERP-систем так или иначе связано с преобразованием бизнес-процессов компании. Проще говоря – меняются схемы и алгоритмы работы некоторых сотрудников. Безусловно, люди в большинстве своем склонны к стабильности и с большой опаской смотрят на всевозможные изменения, в том числе и на внедрение полнофункциональных автоматизированных систем. В последнее время ситуация меняется в позитивную сторону. Профессиональные сотрудники в большинстве своем встречались с ERP-системами: или работали в компаниях с уже внедренными программами, или встречались с таковыми у клиентов/поставщиков, или просто слышали в своих профессиональных кругах общения. И их сочетание из трех латинских букв уже не отпугивает. Дабы преодолеть психологические барьеры очень рекомендовано мотивировать персонал на изменения: в данном примере замотивировать людей на успешный запуск проекта. Если сотрудники действительно будут хотеть получить премию (она будет значимой и не будет казаться малореальной для достижения), то из форпостов сопротивления они превратятся в эффективных помощников и поспособствуют успешному запуску системы. 

Еще один важный аспект – повышение роли ИТ-службы в компании, в т.ч. увеличение ее штата. По сути, у ИТ-службы появляется еще одна большая задача – поддержка новой системы, которая решает не какую-то локальную задачу подразделения, на которой завязано множество бизнес-процессов компании. Соответственно службе, которая берется за поддержание программы, приходится вникать в эти процессы. Через некоторое время ИТ-специалисты становятся просто важнейшими и незаменимыми людьми! Короче говоря, они всегда знают «куда войти и на что нажать». Большинство вопросов связанных с работой программы начинают решаться через них. Иногда такие вопросы из чисто технических перерастают в методологические и зачастую специалисты берут на себя решение и этих задач. Вот этого у себя в компании надо стараться не допускать (можно только в случае если ИТ-специалист совмещает 2 роли: ответственный за методологическое и за техническое сопровождение). Мы настоятельно рекомендуем перед началом проекта очень четко определиться с этими двумя ролями: кто будет курировать методологию учета и процессов компании, ее изменения, а кто будет отвечать за техническую реализацию выбранной методологии. Идеальная ситуация – когда эти две роли выполняет один человек. Однако, как показывает практика, такое возможно только в очень редких случаях. 

Внедрение ERP системы ведет к изменениям в техническом обеспечении компании

Тут, наверное, очевиднее всего: новые сервера, некоторым отделам прийдется обновить компьютерный парк, где-то усилить пропускную способность сети. Все это, конечно, стоит денег. Однако, во-первых такие затраты являются по сути инвестициями. А во-вторых – их сумма не настолько велика по сравнению со стоимостью приобретаемого программного продукта и услуг по его внедрению.

Компании, которые созрели до внедрения ERP-программ, – это крупные и успешные компании. Испытывающая кризис компания не будет инвестировать деньги в ИТ-технологии. Отсюда вывод, который подтверждается практикой: технический парк компании, которая внедряет ERP-систему находится на очень высоком уровне. Однако не стоит забывать, что такие ERP-программы пронизывают большинство процессов компании, а это приводит к тому, что большое количество сотрудников оказывается вовлечено в работу с программой. Сложности иногда возникают с некоторыми региональными филиалами – бывает что и уровень технического обеспечения не соответствует и уровень самого персонала немного недотягивает. Тут можно посоветовать только одно: обучайте сотрудников! Как сказала одна из пожилых сотрудниц компании: «Я вторую мировую прошла, так неужели я не справлюсь с этой программой!».

Не нужно бояться перемен

Успешное внедрение ERP-системы, как, впрочем, и появление чего-то нового, приводит к некоторым изменениям в компании. Эти изменения в большинстве своем достаточно предсказуемы и в этой статье мы постарались акцентировать внимание на ключевых. Если заранее основательно подготовиться к проекту и поработать над ожиданиями сотрудников, то внедрение ERP-системы пройдет безболезненно, и, через повышение управляемости, станет очередной ступенькой для дальнейшего роста компании.

Источник: журнал " Генеральный директор ", № 11, 2007 

Смотрите также:

Комментарии

comments powered by Disqus