Управление медициной будущего. Комплексный проект оптимизации системы управления финансами для МС «Добробут». Интервью финансового директора МС «Добробут» Татьяны Гасинец и менеджера по работе с клиентами «ИНТАЛЕВ» Андрея Любого

12 Августа 2019

Каждый день компании сталкиваются со сложностями в управлении. От 3-х до 10 бизнес-направлений, сотни юридических лиц, как свести управленческую консолидированную отчетность? Сегодня мы задали несколько вопросов Татьяне Гасинец, финансовому директору МС «Добробут» о ходе и результатах комплексного проекта оптимизации системы управления финансами. Ранее мы публиковали Отзыв о проекте с МС "Добробут" .

Диалог с Татьяной вел менеджер по работе с клиентами Андрей Любый

Татьяна, расскажите немного о вашей компании: Сколько работает на рынке, в какой отрасли и регионах, сколько клиник, другие критерии характеризующие компанию.

Медицинская сеть «Добробут» — это первая в Украине сеть частных клиник, которая работает по современным стандартам качества предоставления медицинской помощи.

На сегодняшний день в г. Киев функционируют: станция неотложной помощи, детские поликлиники на Правом и Левом берегу, поликлиники для взрослых на Правом и Левом берегу, стационар для детей и взрослых, детская и взрослая хирургия, лечебно-диагностический центр, центр клинической неврологии, нейрореабилитации и восстановительной медицины.

Все клиники МС «Добробут» имеют высшую категорию аккредитации.

В планах компании – развитие региональной сети по Украине, открытие новых клиник во многих городах.

Какие задачи Добробут планировал решить, внедрив систему управления финансами ИНТАЛЕВ? И почему выбрали ИНТАЛЕВ партнером проекта?

Когда в 2017 году я пришла в Добробут, в компании уже был внедрен Платежный календарь на базе системы «ИНТАЛЕВ». На момент его внедрения регламентный учет компании велся на платформе 1С-7. В дальнейшем компания перешла на 1С-8 , куда и были перенесены все настройки платежного календаря. Платежный календарь обеспечивает формирование заявок, согласование заявок, сверку их с бюджетом, автоматическое формирование платежных поручений и обмен с клиент банком. Системой платежного календаря активно пользуются более 100 пользователей. С тех пор компания развилась, появились новые цели, поэтому одного лишь инструмента платежного календаря стало недостаточно для полноценного управления. Для принятия управленческих решений необходим полный пакет управленческой отчётности: PNL, Balance, CF c необходимой детализацией для анализа и оперативностью ее построения.

Поэтому было принято решение об автоматизации управленческого учета в единой системе управления финансами. Управленческий учет в компании велся на регистрах в 1С, при этом сбор данных для построения отчетов осуществлялся вручную в Excel и не обеспечивал прозрачность, оперативность и гибкость. При хранении данных на регистрах не соблюдается принцип «двойной записи», могут быть «потери» данных, несопоставимость цифр. Учитывая, что в компании уже внедрена система ИНТАЛЕВ, которая хорошо зарекомендовала себя, мы продолжили сотрудничество с командой ИНТАЛЕВ.

Татьяна расскажите о ходе проекта внедрения

Внедрение управленческого учета началось с этапа методологии. Нам важно было получать и анализировать отчеты в различных аналитических срезах, поэтому необходимо было охватить все источники получения данных. Совместно мы разработали управленческий план счетов, аналитики, методы учета по всем счетам учета. Определили откуда можем взять данные. Часть данных хранится напрямую в документах, часть данных в регистрах управленческого учета, часть в регистре бухгалтерии. Прописали как данные будут собираться со всех этих источников и попадать на управленческий план счетов.

Например:

- данные по стоимости основных средств мы берём с регистра накопления «Стоимость ОС (управленческий учет)» при этом она отличается от бухгалтерских данных и содержит реальное управленческую информацию, так как методы учета основных средств в бухучете и управленческом учете отличаются.

- Данные по реализации услуг берутся от регистра «Продажи» - там есть скидка, и прочие данные, которых нет в бухгалтерском учете.

Результатом этапа методологии стали разработанные правила сбора этих данных, правила определения управленческих аналитик.

Далее последовал этап Автоматизации Управленческого учета и отчетности, в основу были заложены правила разработанные на этапе методологии. Стоит отметить, что система работает по методу двойной записи, что обеспечивает автоматическое построение Баланса, сопоставимость всех данных, исключает возможность «потери» каких-либо сумм.

Какая архитектура информационной системы в Добробуте сейчас?

Для оперативного учета - «Доктор Элекс», для бухгалтерского – 1С 8, для Платежного календаря и Управленческой отчетности – «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент». И такая архитектура нас на данный момент устраивает.

Татьяна, расскажите про расчет себестоимости. Я знаю, что у вас это достаточно сложный, многоэтапный процесс. Как изменилась ситуация?

Да, ранее для нас это была очень сложная задача или даже невозможная в условиях ручного сбора данных.

При помощи механизмов «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» были настроены управленческие инструменты по закрытию периода. Это и расчет курсовых разниц, и начисление амортизации малоценки (чего нет в бухгалтерском учете), но самая большая составляющая это расчет себестоимости.

Совместно мы разработали и настроили гибкий механизм позволяющий распределить расходы в различных разрезах. Рамки распределения могут быть как по Отделению, так и по структурной единице, в которую входит отделение. Базой распределения могут быть: количество, сумма, нормативное временя (это фактическое количество услуг, умноженное на нормативное время оказания услуги). Также можно определить список номенклатурных групп услуг, на которые распределяются расходы. Настройки распределения могут изменяться, то есть из месяца в месяц это могут быть разные распределения.

Таким образом у нас появился инструмент для прозрачного расчёта себестоимости.

Как организационно проходило внедрение? Как сотрудничали проектные команды?

Проект – это изменения в процессах и правилах работы, поэтому сложности всегда неизбежны, как методологические, так и технические. Проектные команды много коммуницировали и решали возникающие вопросы: недопонимание как тот или иной алгоритм будет работать, как поддерживать настройки в системе, необходимость принять решение о кардинальных изменениях в уже существующей модели. Хочу отметить, что Команда со стороны ИНТАЛЕВ всегда нас поддерживала и шла на встречу. Компания ИНТАЛЕВ и сейчас продолжает сопровождать нас в эксплуатации системы, оперативно отвечает на возникшие вопросы.

В чем основная ценность проекта для Добробута? Что вы используете и как вам это помогает в управлении финансами компании?

Основная ценность для нас – полная и прозрачная финансовая картина бизнеса. За каждой цифрой отчетности виден документ в системе, понятно кто его внес и откуда взялась эта, а не иная цифра. Значительно повысилось качество и оперативность получаемой отчетности. Мы получаем полный пакет Управленческой отчетности, который можем анализировать в различный разрезах. Я, как финансовый директор использую отчеты: «ДДС», «ОПУ», Баланс, Рентабельность услуг, Топ менеджмент нашей компании использует такие отчеты как «Рентабельность услуг», детальные отчеты по структурным единицам (ДДС, ОПУ), отчеты по сверке бухгалтерских и управленческих цифр. Одним из преимуществ для нас есть возможность в будущем самим развивать и масштабировать систему под расширение бизнеса, система это позволяет. Мы довольны результатом сотрудничества.

Что бы Вы порекомендовали другим компаниям при выборе и внедрении системы управления финансами?

1. Выбирайте компанию-партнера не просто автоматизатора или не просто методологов, а компанию, которая может сделать проект под ключ, довести придуманное до конечной цели.
2. Обращайте внимание на экспертизу команды внедренца. Какой опыт есть у конкретных консультантов? Какое количество проектов реализовано? Пообщайтесь с текущими клиентами и получите реальные отзывы.
3. Система для получения автоматизированной отчетности должна легко интегрироваться с вашей учетной системой, поэтому если у вас учет на 1С – то конструктор управленческой отчетности лучше выбирать на базе 1С, вы всегда сможете увидеть первичный документ породивший цифры в отчете, трансляции документов будут прозрачны и оперативными.

Татьяна благодарю вас и вашу компанию за сотрудничество в проекте, за выделенное время для интервью. Пусть бизнес Добробута процветает, цифры в отчетности Вас и Топ менеджмент только радуют.