Відгук по проекту Регламентація та автоматизація системи управління фінансами в "RD Electronics"
RD Electronics - мережа магазинів електротоварів, а також найбільший інтернет-магазин в Ризі та Латвії в цілому. Має магазини не тільки в Латвії, але і в Литві, і Естонії. Віддалено продає в країнах Євросоюзу. Компанія займається як роздрібної, так і оптової торгівлею.
RD Electronics працює на ринку більше 20 років. Має репутацію стабільної, надійної компанії, що пропонує техніку тільки перевірених виробників: Apple, Samsung, LG, Sony, Philips, Asus, Dell, Electrolux, Indesit. Для компанії важлива репутація на ринку, тому гарантує оригінальну якість продукту за розумною ціною.
Крім високої якості забезпечує надійну гарантію виробника і можливість придбати додаткову гарантію для захисту покупки від пошкоджень на тривалий термін. Компанію відрізняють вигідні умови для покупців: кредитування, безкоштовна доставка в інтернет-магазині в будь-який з 29 магазинів RD Electronics в Латвії.
Компанія зростає і розвивається, відкриваються нові магазини, розширюється присутність на європейському ринку. Тому підвищилися вимоги, що пред'являються до управлінського обліку. До початку проекту бухгалтерський та управлінський облік в компанії вівся на базі доопрацьованій конфігурації 1С: Бухгалтерія на платформі 1С: 7.7.
Працююча програма мала, з одного боку, перевага в можливості постійного доопрацювання під мінливі вимоги. Але, з іншого боку, був ряд завдань, які неможливо було вирішити:
- ведення в одній базі кілька юридичних осіб (обмеження 1С: 7) і в зв'язку з цим консолідація вивантажених інформації з різних інформаційних баз в Excel;
- ведення управлінського обліку по організаціям Литви і Естонії в єдиній інформаційній базі;
- можливість реалізувати бюджетне планування і план / фактний аналіз.
Вирішальними для прийняття рішення про перехід з конфігурації на 1С.7 були зміни в законодавстві з обліку ПДВ, які були занадто багато роботи реалізувати в існуючій базі. Перед керівництвом компанією став вибір, або допрацьовувати знову існуючу конфігурацію, або переходити на платформу 1С.8.
Було вирішено рухатися вперед і переходити на нову платформу, одночасно розділивши бухгалтерський і управлінський облік.
Оскільки компанія працювала на 1С, то розглядали пріоритетно рішення на платформі 1С: 8. Необхідно було комплексне рішення для автоматизації системи управління фінансами, де б можна було вести управлінський облік, бюджетне планування, консолідацію за єдиними затвердженими правилами з єдиними форматами звітності.
Одними з ключових вимог були наявність гнучкого функціонала і чіткі терміни впровадження системи. Провівши дослідження ринку систем управління фінансами на платформі 1С, вибір керівництва «RD Electronics» зупинився на компанії «ІНТАЛЄВ» по ряду причин:
- Експерти ІНТАЛЄВ можуть виконати проект під ключ.
- Значний досвід реалізації проектів.
- Чіткі терміни ведення проекту.
- Власний програмний продукт «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент», який гнучко настроюється на рівні користувача, а не програміста.
- Проект почався в березні 2018 року зі функціональної області «Управлінський облік», в липні - «Бюджетне планування».
В ході реалізації функціональних областей Управлінський облік і звітність, Консолідація були розроблені функціональні завдання: «Налаштування моделі управлінського обліку", "Правила меппінга з бухгалтерського плану рахунків на управлінський", "Налаштування системи управлінського обліку по ділянках управлінського обліку", "Вимоги для цілей завантаження фактичних бухгалтерських даних "," Налаштування консолідованої звітності ». Таким чином, були розроблені і затверджені правила ведення управлінського обліку, правила формування звітності, включаючи консолідовану.
Це був важливий крок для компанії тому правила у нас існували, але не всі були зафіксовані на папері і в актуальному стані. Коли ми їх сформулювали і записали, то відразу стало видно напрямки оптимізації. Зараз розроблені правила стали зрозумілі і прозорі.
Розроблені і затверджені правила були автоматизовані. Користувачі отримали інструкції і пройшли навчання. Після цього управлінський облік запустили в експлуатацію і сформували управлінську звітність за півроку по декількох організаціях.
Таким чином, ми регламентували і автоматизували правила отримання інформації управлінського обліку. Налаштовані всі форми звітності, включаючи консолідовані, з яких можна завжди «провалитися» до первинного документа. Управлінський облік ведемо в єдиній базі за єдиними затвердженими правилами для всіх організацій і країн.
В рамках впровадження Бюджетного планування розроблено «Функціональне завдання для настройки моделі бюджетного планування». У регламенті визначили форму і зміст планів, періоди планування, сценарії. Обговорили та затвердили товарні групи для планування реалізації роздробу. Розробили і погодили форми введення планів керівниками центрів фінансової відповідальності. Врахували використовуються компанією вхідні параметри планування реалізації: MARGIN, планові ціни реалізації, коефіцієнт тренда, коефіцієнт приросту по номенклатурних групах, параметри для розрахунку залежних від реалізації статей доходів і витрат за додатковими гарантіями, лізингу і страхування.
Затверджені правила були автоматизовані. В єдиному інформаційному полі ми отримали повноцінну систему бюджетного планування та план / фактного аналізу. З користувачами проведено навчання. Результатом запуску стало введення даних за планом 2018 р (4 місяці).
При завершенні проекту ми отримали комплексну систему для ведення управлінського обліку і бюджетного планування по всіх організаціях (різних країн), в якій можна оперативно отримати план-фактний звітність в єдиному затвердженому форматі. Автоматизація формування планової та фактичної управлінської звітності, гнучкість побудови звітів в необхідних аналітичних розрізах дозволять нам мінімізувати ризики прийняття неоптимальних рішень в процесі управління.
Хочу подякувати проектні команди «ІНТАЛЄВ» і «RD Electronics» за успішну реалізацію проекту.
25 октября, 2018
Генеральний Директор
Olga Kutuza