Украина: Киев
UKR
Контакты
в регионах

Контакты в регионах

Свернуть
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua

+38 (044) 537-74-11

sales@intalev.com.ua

История успеха

Транссигналстрой
Анастасия Январева, главный бухгалтер.

«......это основной плюс, который сыграл решающую роль в выборе, не менее именитые компании в этой отрасли такого  продукта нам предложить не могли... »

Читать
Все отзывы

узнать больше
об этом проекте Узнать больше об этом проекте

Система бюджетирования на предприятии HOMSTER

«ИНТАЛЕВ» реализовал комплексный проект для сети магазинов мебели, в рамках которого была разработана и автоматизирована система бюджетирования предприятия, управленческого учета и управления денежными средствами. Для автоматизации выбран программно-методический комплекс «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».

Построение системы бюджетирования. Предпосылки проекта

О компании

Сеть магазинов HOMSTER

HOMSTER – это сеть магазинов интерьерных решений инновационного формата Love Mark. Уникальность бренда заключается в стремлении сделать стильный и комфортный интерьер доступным для каждого клиента. Широкий ассортимент товаров включает всё необходимое для создания уютной атмосферы в доме: от корпусной и мягкой мебели до текстиля и элементов декора. Сотрудничая с ведущими украинскими и мировыми производителями, магазины HOMSTER каждый сезон обновляют и расширяют свой ассортимент.

Выходя на высококонкурентный рынок, топ-менеджмент понимал, что построение системы бюджетирования и внедрение надежной современной информационной системы управления является обязательным условием стабильного развития бизнеса. Старт проекта внедрения системы совпал с фазой быстрого роста компании, поэтому основным требованием к программному продукту была возможность развития системы синхронно с развитием бизнеса. Кроме того, важной для руководства была способность системы аккумулировать живые данные о деятельности компании и формировать объективную базу для обоснованных управленческих решений.

Ключевым аспектом в выборе партнера для проекта стала потребность получить систему из «одних рук»: методология и автоматизация, а также успешный проектный опыт компании-партнера. Руководство «Хомстер» провело тщательный обзор рынка и выбрала компанию «ИНТАЛЕВ» и ее программно-методический комплекс «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».

Проект был разделен на этапы:

Преимуществом поэтапного запуска системы был тот факт, что Заказчик мог сразу полноценно использовать часть внедренного функционала, не дожидаясь окончания всего проекта. К примеру, завершив разработку и внедрение системы бюджетирования - использовать настроенные формы бюджетов и отчетность. У Заказчика сразу появилась возможность формировать стратегический план на год, квартальные и месячные бюджеты по разным сценариям.

Разработка системы бюджетирования на предприятии

Разработка системы бюджетирования на предприятии начинается с методологического этапа. Результатом разработки становится ряд положений, отражающих правила и принципы планирования, ведение учета. Для компании Хомстер были разработаны следующие положения:

  • Положение о планировании. На этапе формирования Положения разработан и описан, в т.ч. графически в ПП «ИНТАЛЕВ: Корпоративный навигатор», бизнес-процесс «Планирование и корректировка бюджетов», разработана и утверждена финансовая структура Компании, зафиксирован перечень сценариев планирования, определены горизонт/шаг планирования, список бюджетов, порядок их заполнения, сроки и ответственные за их заполнение.
  • Положение об управленческой учетной политике. Положение включает управленческий план счетов и набор аналитических разрезов, правила отражения всех хозяйственных операций, отличия между правилами бухгалтерского учета. Разработаны форматы и техника заполнения основных форм управленческой отчетности.
  • Положение о «Процессе согласования Заявки на денежные средства».

На основании разработанного Положения о планировании, в системе «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» настроены документы для внесения плановых данных. Так как на момент внедрения системы бюджетирования Компания была новой и основываться на каких-либо данных предыдущих периодов не могла, было принято решение о составлении годового плана не на весь финансовый год, а только на первое полугодие. При разработке правил составления бюджетов использовался вариант смешанного (итеративного) типа: «сверху-вниз» и «снизу-вверх».

Руководством Компании «спускаются» стратегические цели развития и основные финансовые показатели на все подразделения. На основании этих данных составляются и вносятся в систему Бюджеты. Все бюджеты были разделены на Функциональные и Операционные бюджеты. В системе реализована форма Заявки в бюджет, которая позволяет всем участникам бюджетного процесса сформировать потребность в закупке материалов, услуг и т.д. и направить ее на рассмотрение ответственному Подразделению (ЦФО).

В результате Бюджеты у ответственных Подразделений заполняются в автоматическом режиме на основании полученных Заявок. Для контроля Заявок настроен Отчет по Заявкам.

После формирования всей системы бюджетов Компании (вплоть до основных заключительных бюджетов (БДР, БДДС и Баланса), они анализируются Финансово-экономическим департаментом на соответствие целевым показателям, поставленным руководством. На основании внесенных бюджетов руководителями подразделений формируется итоговая отчетность для защиты перед собственниками.

Все сроки для составления бюджетов отдельно прописаны и закреплены в Положении о планировании. На основании этих сроков в системе настроен механизм, который позволяет закрывать доступ к внесению изменений в бюджеты не только после заверения всего бюджетного процесса, но и отдельно указывать даты закрытия каждого вида бюджета. Например, на формирование Заявок в бюджет в соответствии с Положением о планировании выделен только 1 день, после чего в системе устанавливается ограничение на редактирование данного вида бюджета. Все Подразделения могут приступать к составлению своих бюджетов, которые заполняются автоматически на основании внесенных Заявок, не опасаясь, что во входящую информацию могут быть внесены изменения.

Платежный календарь

Правильное распределение денежных потоков являлось одной из основных задач управления для нового на рынке проекта. Вначале данного блока работ были рассмотрены все процессы по взаиморасчетам с покупателями и поставщиками. Процессы описаны и регламентированы в Положении «Согласование заявки на выплату денежных средств.

Планирование поступлений и выплат осуществляется понедельно. Для внесения плановых поступлений на неделю разработаны отдельные формы бюджетов, которые заполняются вручную ответственными исполнителями. Планирование выплат на неделю осуществляется на основании ранее составленных месячных планов (заполняются автоматически из месячных бюджетов), а потом корректируются пользователями. Планы платежей разделены на два типа заполнения: закупка товаров и прочие оплаты.

Взаиморасчеты с поставщиками товаров осуществляются в соответствии с установленными графиками оплат. При составлении плана платежей с «товарными» поставщиками в проформу недельного плана автоматически «подтягивается» задолженность в разрезе каждой приходной накладной, срок оплаты которой наступил с учетом отсрочки платежа, и отдельно вносятся планы по предоплатам. Такой механизм позволяет ответственным Исполнителям автоматически контролировать все возникшие задолженности, не только в целом по Поставщику, но и детально – в разрезе каждой приходной накладной, соблюдая график оплат.

На основании внесенной в недельные планы информации автоматически формируются Заявки на денежные средства, которые проходят процесс согласования в соответствии с утвержденным Регламентом.

Для контроля расходования средств в «Заявке на денежные средства» настроена автоматическая проверка следующих бюджетных показателей: в бюджете месяца, в бюджете недели, в бюджете договора.

Так же для анализа и контроля движения денежных средств в системе настроены управленческие отчеты:

  • Основной отчет по Заявкам отражает, на каком этапе находятся поданные Заявки, есть возможность отбора по Заявителю или ответственному подразделению, контрагенту, договору, дате оплаты и т.д.
  • Отчет по дебиторской/кредиторской задолженности отражает состояние задолженности по Контрагенту на момент подачи Заявки в разрезе договоров и счетов учета.
  • Остаток месячного плана – отчет по лимитам, который отражает остаток денежных средств на месяц по выбранной статье, месту возникновения затрат, с учетом уже утвержденных или оплаченных ранее Заявок.

Управленческий учет

На этапе разработки методологии ведения управленческого учета были зафиксированы следующие особенности формирования управленческих данных:

Выделение двух ключевых аналитик
Для отображения особенностей финансовой структуры и более детального анализа результатов деятельности Компании в управленческом плане счетов на счетах денежных средств, доходов и расходов были выделены аналитики: ЦФО (центр финансовой ответственности) – структурное подразделение, рассматриваемое с точки зрения прав на использование ресурсов и ответственности за результаты их использования, МВЗ (место возникновения затрат) – структурное подразделение, рассматриваемое с точки зрения потребляемых им ресурсов. 

Учет с НДС. Все доходы и расходы в управленческом контуре (и отчетности) отражаются с учетом НДС. Этот метод учета не является классическим, что стало еще одной интересной особенностью проекта. Для данной компании такой метод был выбран, поскольку он, во-первых, сближает данные по движению денежных средств с данными доходов-расходов, во-вторых, является более простым и привычным при анализе управленческой отчетности для собственников.

100%-ая амортизация всех основных средств в момент ввода в эксплуатацию
Затраты на модернизацию ОС и НМА в управленческом учете сначала капитализируются на субсчетах счета «Капитальные инвестиции», затем в момент увеличения первоначальной стоимости начисляется амортизация в размере 100% понесенных затрат, связанных с такой модернизацией.

Выделение источника получения данных.
На управленческом плане счетов была добавлена «сквозная» аналитика (на всех счетах) Типы учета: бухгалтерский, управленческий с учетом НДС, управленческий. Разрез данной аналитики позволяет проанализировать источник получения данных в системе и увидеть отклонения в принципах бухгалтерского и управленческого учета.

Отчетность

В ходе проекта в «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» настроены все основные формы отчетности, при этом учтены особенности и специфика предприятия Некоторые отчеты настроены в нескольких вариантах представления. Например, Отчет о прибылях и убытках формируется в трех вариантах.

  • Баланс,
  • Отчет о прибылях и убытках:
    • «Прибыли и убытки (БДР, P&L)» - общий отчет;
    • «Прибыли и убытки (БДР, P&L по Группам МВЗ)» – позволяет проанализировать по группам МВЗ
    • «Прибыли и убытки (БДР, P&L по ЦФО и МВЗ)» – анализ по ЦФО и МВЗ
  • Отчет о Движении денежных средств (БДДС, CF).
  • Отчет о Капитальных инвестициях (CAPEX).
  • Отчет «Инвестиции по группам ОС». Кроме таблицы, выводится также диаграмма затрат по группам ОС. 
  • Отчет «Затраты и инвестиции по департаментам». Выводятся не только таблицы, но и графики, диаграммы.

 

Результаты проекта

В результате проекта в компании «Хомстер-Украина» создана корпоративная информационная система, которая позволяет в общем информационном поле планировать и анализировать фактическую деятельность, оценивать влияние различных факторов на полученный финансовый результат, в оперативном режиме управлять денежными потоками.

Бюджеты формируются самостоятельно руководителями департаментов. Все бюджеты взаимосвязаны и согласованы между собой. Итоговые утвержденные бюджеты служат основанием для реализации намеченных компанией планов, для принятия управленческих решений о развитии компании и т.д.

В компании повысилась платежная дисциплина: Заявители не только стали быстрее получать обратную связь по проведенным оплатам, но и стали более ответственно подходить к предоставлению документов по закрытию оплат, что значительно упростило процесс закрытия периода для бухгалтерии и финансового департамента. Своевременность оплат по договорам повысила лояльность поставщиков (что немаловажно для новой Компании). Внесение планов оплат на неделю Руководителями департаментов позволило финансовому департаменту вовремя обнаруживать кассовые разрывы и оперативно принимать решение о необходимости получения кредитов, исходя из возникших обязательств.

ТОП-менеджмент компании владеет достоверной и оперативной информацией, получая ее из основных управленческих отчетов: Отчет о прибылях и убытках, Отчет о движении денежных средств, Баланс. Вся отчетность формируется в различных разрезах. У компании появилась возможность проводить анализ стоимости содержания каждого подразделения в отдельности и оценивать с финансовой точки зрения эффективность работы не только Компани в целом, но и каждой ее структурной единицы.

Комментарий заказчика

...В результате проекта компания «Хомстер» получила единую комплексную систему управления финансами, которая позволяет в общем информационном поле планировать и анализировать фактическую деятельность, оценивать влияние различных факторов на полученный финансовый результат, в оперативном режиме управлять денежными потоками....

Генеральный директор,
Н. Шинкаренко

Отзыв по проекту в ООО «Хомстер Украина»

Смотреть все отзывы

Смотрите также: