Україна: Киев
RUS
Контакти
у регіонах

Контакти у регіонах

Згорнути
УкраинаКиев тел: +38 (044) 537-74-11 e-mail: sales@intalev.com.ua
РоссияМосква тел: +7 (495) 223-27-93 e-mail: info@intalev.ru
РоссияНовосибирск тел: +7 (383) 203-53-95 e-mail: info@intalev-siberia.ru
КазахстанАлма-Ата тел: +7 (727) 311-07-96 e-mail: info@intalev.kz

+38 (044) 537-74-11

sales@intalev.com.ua
Надрукувати
/
/ Бізнес-процеси та документообіг

Бізнес-процеси та документообіг

Перший програмний продукт для автоматизації бізнес-процесів на базі 1С (workflow) був розроблений «ІНТАЛЄВ» більше 10 років тому. Тоді ж була випущена перша відкрита методика, за якою здійснюється оптимізація бізнес-процесів консультантами «ІНТАЛЄВ». З того часу експертами «ІНТАЛЄВ» реалізована оптимізація бізнес-процесів у рамках декількох сотень проектів.

Оптимізація бізнес-процесів та документообіг

Компанія — це живий організм, в якому постійно йде господарська діяльність, виконуються бізнес-процеси, рухається інформація та документи, які містять цю інформацію, тобто здійснюється документообіг. Напрямок руху інформації і документів задаються діями кожного співробітника, в рамках тих бізнес-процесів, які він виконує. Упорядкування документообігу, оптимізація бізнес-процесів і автоматизація цих процедур, дозволяє компаніям спростити, прискорити і в рази збільшити результативність виконання господарських операцій. Автоматизація бізнес-процесів здійснюється за методологією workflow.

Проблеми, з якими може стикатися ваша компанія унаслідок недосконалих бізнес-процесів і документообігу

  • Як створити єдиний електронний архів для зберігання договорів, доручень, кореспонденції, позбувшись від зайвої паперової тяганини на основних етапах бізнес-процесів?
  • Як контролювати вхідну і вихідну кореспонденцію та доручення?
  • Як реалізувати автоматизований контроль виконання робіт співробітниками в рамках ключових бізнес-процесів компанії?
  • Як усунути збої в обробці замовлень, перерозподіл ресурсів, диспетчеризації потоків?
  • Як відстежувати і враховувати виконання співробітниками нормативів і досягнення показників?
  • Як мінімізувати негативний вплив людського фактора і отримувати гарантований результат?
  • За якими параметрами потрібно оптимізувати бізнес-процеси? За якими критеріями проводиться оптимізація бізнес-процесів?
  • Як полегшити й упорядкувати комунікації та обмін інформацією усередині компанії, що ускладнилися з ростом бізнесу?

Наша пропозиція з оптимізації й автоматизації бізнес-процесів і документообігу

Консультанти «ІНТАЛЄВ» навчать і побудують систему управління бізнес-процесами та документообігом, що складається з ряду блоків. Набір блоків цілком залежить від особливостей бізнес-процесів в компанії і доцільності їх впровадження на конкретному підприємств:

  • Електронний архів і канцелярія. Вхідна і вихідна пошта, ділова переписка, доручення, наради.
  • Договірна діяльність. Узгодження договорів, контроль їх виконання.
  • Управління проектною документацією.
  • Управління бізнес-процесами: узгодження всередині компанії, взаємодія з клієнтами, постачальниками і т.п. Бізнес-процеси існують в будь-якій компанії незалежно від розміру бізнесу і галузі.
  • Автоматизація бізнес-процесів на базі технології робочого процесу.

Перший програмний продукт для автоматизації бізнес-процесів на базі 1С (workflow) був розроблений «ІНТАЛЄВ» більше 10 років тому. Тоді ж була випущена відкрита методика з бізнес-процесів. Ми пропонуємо наш досвід, накопичений за роки виконання проектів з бізнес-процесів, для оптимізації бізнес-процесів компанії.

Що Ви отримаєте в результаті автоматизації бізнес-процесів і документообігу

  • Мінімізація збоїв.
  • Узгоджена робота співробітників: уникнення втрат інформації та затягування термінів при передачі результату. Злагоджена координація робіт між окремими підрозділами.
  • Єдиний централізований архів для зберігання всіх документів в електронному вигляді. Інтеграція системи з іншими інформаційними системами замовника.
  • Звітність з трудової дисципліни менеджерів, підрозділів, бізнес-одиниць, бізнес-напрямків, проектів, підприємств та груп компаній.
  • Передача інформації між територіально розрізненими філіями швидка і без збоїв, оскільки всі співробітники всіх відділень працюють в одному і тому ж інформаційному полі за одними і тими ж правилами.
  • Прозора діяльність, описана у вигляді зрозумілих бізнес-процесів, деталізованих до виконавця і функцій.
  • Повна інформація про те, хто, коли виконав, не виконав або прострочив виконання поставленого завдання, і чому.
  • Швидкий і легкий пошук необхідної інформації в контексті документів і пов'язаних справ.
  • Встановлення показників і припустимих і неприпустимих термінів і нормативів виконання завдань.
  • Автоматизація системи опису і виконання бізнес-процесів з акцентом на виконанні: потік робіт і інформаційний потік.
  • Електронна модель організаційної структури та бізнес-процесів, за допомогою якої вносити зміни і доносити їх до співробітників швидко і просто.
  • Окремі служби компанії повністю освоюють технологію розробки бізнес-процесів. Центр компетенції компанії в майбутньому зможе самостійно розвивати налаштування в системі відповідно до розроблених службами бізнес-процесами.
  • Об'єктивна оцінка діяльності співробітників на основі встановлених критеріїв: виконав у строк, не в строк, не виконав.
  • Репутація компанії з ефективним управлінням: процесний підхід і впорядковане ведення справ.

Персонал працює злагоджено, як єдиний механізм, націлений на один результат. Зменшується кількість збоїв і робота стає прозорою

Чому обирають ІНТАЛЄВ для оптимізації й автоматизації бізнес-процесів і документообігу?

Єдина методологія: бізнес-процеси і документообіг

  • «ІНТАЛЄВ» засновує свою методику на процесному підході. Ефективна оптимізація бізнес-процесів, вимагає, по-перше, розуміння, як бізнес-процеси здійснюються зараз, і, по-друге, що потрібно в них змінити. Наприклад: спростити, об'єднати, стандартизувати, виключити, автоматизувати.
  • Для упорядкування документів, мінімізації ризиків втрат документів та інформації, скорочення трудовитрат необхідно впровадження електронного документообігу. Таким чином, відбувається автоматизація бізнес-процесів та їх виконання.
  • Електронний архів налаштовується для зберігання документів в зручному вигляді (скан-копії, текстові версії) в рамках існуючих бізнес-процесів. Крім того, забезпечується повний цикл роботи з документами.
  • За допомогою інструментів «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» описуються бізнес-процеси і логіка їх виконання. Автоматизація дозволяє виявити дублювання функцій і спростити виконання складних операцій, а також автоматизувати рутинні дії.
  • На підставі введених даних можна налаштувати виконання бізнес-процесів в тих же документах. Наприклад, після укладення договору на підставі його умов та специфікації автоматично запускається бізнес-процес контролю його виконання. При реєстрації вхідної кореспонденції, створюється доручення відповідальним співробітникам, з контролем і ескалацією відповідальних при невиконанні завдання.
  • Компанія отримує налагоджену автоматизовану систему управління інформацією, бізнес-процесами та документообігом (управління корпоративним контентом і бізнес-процесами та управління робочим процесом). Читати докладніше про автоматизації документообігу і бізнес-процесів. Система інтегрується з іншими підсистемами управління: управління фінансами, оперативний та бухгалтерський облік, управління проектами, мотивація персоналу та ін.

Всі роботи виконуються єдиним підрядником:

  • Фахівці «ІНТАЛЄВ» проведуть аудит, розроблять і оптимізують системи документообігу і бізнес-процесів. Розробляються регламенти, впорядковують правила роботи: положення про бізнес-процеси, положення про документообіг, положення про договірної діяльності.
  • Персонал компанії проходить навчання з налаштування, розвитку та супроводження системи.
  • Фахівці проводять впровадження програмного забезпечення, на базі якого автоматизуються бізнес-процеси і електронний документообіг. «ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент» дозволяє вирішити завдання не тільки електронного архіву або окремих процесів, а й автоматизації всіх суміжних управлінських завдань, а також формування оперативної, комплексної і достовірної звітності. Це дозволяє скоротити грошові та часові витрати на впровадження, інтеграцію та підтримку різних систем.
  • Система в загальний комплекс управління підприємством. 

Тверді зобов'язання:

  • Тривалість і вартість проекту відомі ще до початку виконання робіт, фіксуються в контракті і дотримуються з точністю до дня і гривні.

Детальніше про постановку систем документообігу і про те, як проводиться оптимізація бізнес-процесів, можна дізнатися на заходах «ІНТАЛЄВ».

Дивіться також: